About this role
Novumstate ist ein innovatives Start-up, das die klassische Hausverwaltung durch Digitalisierung, klare Prozesse und moderne Arbeitsweisen neu denkt. Unser Anspruch: effizienter, transparenter und zukunftssicher verwalten – mit Fokus auf Qualität und Kundenzufriedenheit. Für unsere Hausverwaltung EKS – Ernst Kröger & Sohn Immobilien GmbH mit Sitz in Neu Wulmstorf, direkt vor den Toren Hamburgs, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Sachbearbeitung (m/w/d) für die WEG- und Mietverwaltung in Teilzeit. EKS betreut Wohnungseigentümergemeinschaften und Mietobjekte in Hamburg und im Umland – persönlich, verlässlich und mit kurzen Wegen. Du arbeitest den Verwalter:innen zu und bist die Schnittstelle zwischen Eigentümer:innen, Mieter:innen, Dienstleistern und der Verwaltung. Deine Aufgaben • Telefonische und schriftliche Betreuung von Eigentümer:innen und Mieter:innen • Bearbeitung und Koordination eingehender Anliegen und Schadensmeldungen • Organisation, Beauftragung und Überwachung von Reparatur-, Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen • Einholung und Prüfung von Angeboten sowie Koordination von Handwerksbetrieben und Dienstleistern • Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen • Pflege von Objekt-, Eigentümer-, Mieter- und Vertragsdaten • Bearbeitung von Mietverträgen, Vertragsänderungen und Kündigungen sowie Begleitung von Mieterwechseln und Objektübergaben • Prüfung eingehender Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung • Unterstützung bei Hausgeld- und Betriebskostenabrechnungen • Vor- und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen sowie Nachverfolgung gefasster Beschlüsse – die Versammlungen selbst führt die Verwaltung • Allgemeine kaufmännische, administrative und organisatorische Tätigkeiten Dein Profil • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Immobilienbereich • Berufserfahrung in der Hausverwaltung (WEG- und/oder Mietverwaltung) – darauf legen wir Wert • Kenntnisse im Miet- und Wohnungseigentumsrecht von Vorteil • Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit einer Hausverwaltungssoftware von Vorteil • Offenheit für digitale Prozesse: Bei EKS steht die Umstellung auf eine neue Verwaltungssoftware an • Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise • Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten • Freundliches, professionelles Auftreten und gute schriftliche wie mündliche Kommunikationsfähigkeit • Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit Was wir bieten • Unbefristete Anstellung in Teilzeit – die Wochenstunden stimmen wir individuell mit dir ab (z. B. 30 Stunden, Montag bis Freitag 09:00–15:00 Uhr) • 13. Monatsgehalt • 1–2 Tage Homeoffice pro Woche nach der Einarbeitung • Tankkarte für berufliche Fahrten • Geregelte und planbare Arbeitszeiten • Strukturierte Einarbeitung und ein kollegiales, wertschätzendes Team vor Ort • Eigenverantwortliches Arbeiten und kurze Entscheidungswege • Vielseitige Aufgaben in der WEG- und Mietverwaltung • Moderne Tools und digitale Prozesse durch die Novumstate-Gruppe – die Umstellung auf eine neue Verwaltungssoftware steht an • Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung und persönlichen Entwicklung • Die Verlässlichkeit eines etablierten, inhabergeführten Unternehmens mit dem Rückhalt einer wachsenden Gruppe Homeoffice: Umfang: Nach Vereinbarung