About this role
Novumstate ist ein innovatives Start-up, das die klassische Hausverwaltung durch Digitalisierung, klare Prozesse und moderne Arbeitsweisen neu denkt. Unser Anspruch: effizienter, transparenter und zukunftssicher verwalten – mit Fokus auf Qualität und Kundenzufriedenheit. Für unsere Hausverwaltung Agregora GmbH im Herzen Mannheims suchen wir eine:n Sekretär:in / Büroangestellte:n (m/w/d) für unseren Empfang. Agregora betreut rund 5.000 Wohneinheiten in der Rhein-Neckar-Region mit einem Team von 11 Kolleg:innen. Du bist das Gesicht unseres Büros – die Position ist eine Präsenzstelle vor Ort (kein Homeoffice). Deine Aufgaben - Empfang und Betreuung von Eigentümer:innen, Mieter:innen, Dienstleistern und Gästen - Telefonzentrale: Anrufe entgegennehmen, weiterleiten und Anliegen dokumentieren - Bearbeitung von Post, Paketen und E-Mail-Eingängen - Terminkoordination und Fristenüberwachung für das Team - Büroorganisation: Material, Besprechungsräume, Ablage und Dokumentenmanagement - Unterstützung der Verwalter:innen bei administrativen Aufgaben - Unterstützung der Buchhaltung: Erfassen von Rechnungen und Hilfestellung bei der Ablage - Vorbereitung, Einkuvertieren und Versand von Einladungen, Rundschreiben und weiterer Geschäftspost Dein Profil - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder vergleichbare Erfahrung - Erfahrung am Empfang, im Sekretariat oder in der Team-Assistenz - Freundliches, professionelles Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung - Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel) - Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift - Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Diskretion Was wir bieten - 30 Tage Urlaub plus frei am 24.12., 31.12. und an deinem Geburtstag - Gleitzeit mit Kernarbeitszeit 9:00–14:30 Uhr (Präsenzstelle am Empfang, kein Homeoffice) - Strukturiertes Onboarding durch das Team - Modernes Büro in zentraler Lage Mannheims (kein Großraumbüro) - Monatlich 50 € Guthaben, wenn du einen Monat nicht krank warst - Regelmäßige Team-Events und offene Unternehmenskultur