About this role
Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d) Teilzeit 50 % Ihre Aufgaben Das Aufgabengebiet umfasst allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben am Institut für Hochfrequenztechnik und Elektronik im Team mit zwei weiteren Mitarbeiter*innen. Dazu zählen: - **Büroorganisation: **Terminverwaltung, Kontaktzentrale, Postbearbeitung und Dokumentation - Kommunikation: Korrespondenz in Deutsch und Englisch (mit Mitarbeitenden, Studierenden, Gastwissenschaftlern und externen Partnern). - Reisemanagement: Beratung der Mitarbeitenden des Instituts bei der Planung und Buchung und formgerechte Abrechnung von Dienstreisen. - Veranstaltungsmanagement: Organisation von Veranstaltungen des Instituts (Meetings, Seminare, Workshops), mit Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung der Teilnehmer, Pflege von Kontaktdaten - Instituts-Homepage: Pflege des Internetauftritts des Instituts - **Verwaltung von Drittmittelprojekten: **Betreuung von Projekten in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung und den wissenschaftlichen Mitarbeitenden mit Planung des Personaleinsatzes, Finanzcontrolling und Überwachung der Berichtspflicht - Beschaffungswesen: Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen mit Anlage der Bestellungen über das KIT-Bestellsystem, Wareneingangsbuchung und Rechnungsprüfung. - Institutsorganisation: Berichtswesen**, **Personalverwaltung, Organisation von Lehre/Prüfungen Ihr Profil Sie bringen mit: - eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation - Berufserfahrung im Verwaltungsbereich sind von Vorteil - sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift - einen routinierten Umgang mit gängiger Bürosoftware (z.B. Word, Excel, Outlook). - eine sichere und zielgerichtete Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen - idealerweise Erfahrung mit den am KIT eingesetzten Verwaltungssystemen (SAP, easyBANF, CAMPUS) oder die Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten - ausgeprägte Organisationsfähigkeit, eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit im Team Arbeitsort Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen) Vertragsdauer unbefristet Eingruppierung EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Gorré [email protected] Frau Jentzsch [email protected] Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an Kimberley Bender Personalservice (PSE) [email protected] +49 721 608-45411 Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. **Bewerbungsfrist: **02.09.2026 Ausschreibungsnummer: 1205/2026 Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Berichtswesen, Information, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Personalplanung, Personalverwaltung, Abrechnung, Planung, Postbearbeitung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Rechnungsprüfung, Terminplanung, -überwachung