About this role
Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d) Ihre Aufgaben - Sie verantworten die Konzeption, Planung, Koordination, Durchführung und Nachbereitung vielfältiger Veranstaltungen der Bereichsleitung und des Bereichs – von Fachkolloquien, Seminaren und Klausurtagungen bis zu Gremienveranstaltungen sowie Terminen mit politischen Entscheidungsträgern und hochrangigen Gästen. - Sie steuern den gesamten Veranstaltungsprozess und koordinieren dabei Teilnehmer, externe Dienstleister, Beschaffung, Budget, Infrastruktur und organisatorische Abläufe. - Sie koordinieren die Gremienarbeit des Bereichs und stellen die strukturierte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Sitzungsunterlagen, Protokollführung sowie der Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben und Fristen sicher. - Als zentrale Schnittstelle unterstützen Sie die Bereichsleitung in administrativen Prozessen und koordinieren die Zusammenarbeit mit Fakultäten, Instituten, Programmkommissionen, dem Präsidium sowie weiteren internen und externen Partnern. - Ergänzend übernehmen Sie Aufgaben der Büroorganisation und Dienstreiseorganisation, insbesondere Termin- und Dokumentenmanagement, Beschaffung, Reiseplanung und -abrechnung sowie die Pflege digitaler Arbeits- und Informationsbereiche. Ihr Profil - abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung - mehrjährige Erfahrung im Sekretariat, in der Assistenz einer Geschäfts- oder Bereichsleitung oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion; Erfahrungen im öffentlichen Dienst sind idealerweise vorhanden - fundierte Kenntnisse in Büroorganisation und Verwaltungsabläufen sowie Erfahrung in Sitzungs-, Gremien- und Veranstaltungsorganisation; Kenntnisse in digitaler Dokumentenverwaltung sind wünschenswert - ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere komplexe Vorgänge und Fristen eigenständig zu priorisieren, zu koordinieren und zuverlässig nachzuverfolgen. - adressatengerechte Kommunikationsstärke, verbindliches Auftreten und ausgeprägte Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern. - sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit gängigen digitalen Büroanwendungen; Französischkenntnisse sind idealerweise vorhanden. Arbeitsort Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe) Vertragsdauer 2 Jahre Eingruppierung EG 8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Jennifer Hertenstein [email protected] +49 0721 608-28593 Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an Yvonne Gemeinder Personalservice (PSE) [email protected] +49 721 608-25011 Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungsfrist: 01.11.2026 Ausschreibungsnummer: 368/2026 Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Fristenüberwachung, Seminarplanung, Messen, Kongresse und Veranstaltungen planen und durchführen, Abrechnung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Korrespondenz, Reiseorganisation, Büromanagement, Terminplanung, -überwachung, Sekretariat, Assistenz