About this role
- Leidinggevende en/of coördinerende taken Zelfstandig coördineren van verschillende activiteiten en projecten.
- Het actief bijdragen aan de verdere optimalisatie van processen en procedures binnen het team evenementen.
- Adviserende - beleidsondersteunende taken Aanreiken van cijfers, voorstellen en signalen ter ondersteuning van beleid en planning.
- Actief meedenken over verbeteringen in werking, klantvriendelijkheid en dienstverlenin Uitvoerende taken Medebeheer van het gemeentelijk evenementenloket: Opvolging van aanvragen van evenementen via evenementenloket Flowlab: nazien van aanvragen op volledigheid inwinnen van adviezen indien nodig afstemmen met gemeentelijke Uitleendienst over materialen eerste aanspreekpunt voor organisatoren bij vragen Periodiek opmaken van dossiers voor het college van burgemeester en schepenen van evenementaanvragen voorzien van de nodige adviezen over veiligheid (brandweer en politie), milieuvoorschriften en regelgeving rond evenementen algemeen.
- Occasioneel logistieke ondersteuning bij evenementen (gemeentelijke): Opbouw en afbraak van evenementen.
- Logistieke ondersteuning tijdens evenementen: opvolging inzet vrijwilligers, opvolging catering etc.
- Administratief Beheren van de algemene administratie van de dienst evenementen (mailboxen en telefonie).
- Financieel en budgetbeheer en bestellingen.
- Opvolgen van subsidieaanvragen voor buurtfeesten.
- Opvolgen van de samenwerkingsovereenkomst herbruikbare bekers en de facturatie ervan.
- Periodiek verwerken van activiteiten van de Uit-databank in functie van de communicatie van het vrijetijdsaanbod.
- Opvolgen van de uitleen van materialen door interne diensten.
- Bijhouden van de digitale mappenstructuur, klassement en archief.
- Voorbereiden van rapporten, verslagen en interne documenten.
- Communicatieve taken Verschaffen van duidelijke, klantgerichte en correcte informatie op een professionele manier aan burgers, verenigingen en andere externe partners.
- Communiceren zowel naar collega’s binnen je team als collega’s organisatie-breed als naar derden.
- Noden en behoeften signaleren om een goede en efficiënte dienstverlening te kunnen garanderen.
- Contacten onderhouden met derden relevant voor de functie en in het kader van uitvoering van beslissingen.
- Bezitten van een middelbaar diploma of hiermee gelijkgesteld Bezitten van een rijbewijs B Grondige administratieve vakkennis- en vaardigheden die vereist zijn voor de uitvoering van de functie.
- Beschikken over grondige kennis van Word, Excel en Outlook.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Taalvaardig (mondeling en schriftelijk) bij het verder helpen en/of doorverwijzen van interne en externe klanten.
- Beschikken over organisatietalent en een probleemoplossend vermogen.
- Beschikken over algemene kennis van een lokaal bestuur.