About this role
17 zalen, events tot 1.000 gasten, één draaiboek.
Als Event Manager in Hotel Tiel ben jij de regisseur op de vloer. Om acht uur een congres, om zes uur een bruiloft in dezelfde zaal. Daartussen: ombouwen, je team briefen, de band ontvangen en de keuken bijpraten over vier extra glutenvrije diners. Als Event Manager ben je eindverantwoordelijk voor de uitvoering van alle bijeenkomsten in ons congrescentrum: van vergaderingen en congressen tot bruiloften en feesten. Je stuurt je team aan via onze Event Coördinatoren en bent tijdens het event het gezicht en het aanspreekpunt voor de opdrachtgever.
Wat ga jij nu precies doen?
Je geeft — via de Event Coördinatoren — leiding aan het banquetingteam: tot zo'n 25 collega's, van vaste medewerkers tot oproepkrachten. Je rapporteert aan de F&B Service Manager en werkt nauw samen met Sales, die het event verkoopt, en met de keuken, die het bereidt. Jij zorgt dat wat is afgesproken ook precies zo wordt uitgevoerd. Op de eventvloer ben jij de eindverantwoordelijke. Je neemt zelfstandig beslissingen, ook bij last-minute wensen van de opdrachtgever, en legt achteraf verantwoording af aan de F&B Service Manager.
Daarnaast: Werk je partyplannen uit tot concrete draaiboeken: welke zalen, welke opstelling, welke middelen en wie doet wat en wanneer. Zorg je dat zalen, materialen, apparatuur en voorraden op tijd klaarstaan, zodat elk event zonder haperingen kan starten. Bewaak je tijdens het event de voortgang en de kwaliteit van eten, drinken en service, en los je knelpunten op in overleg met de opdrachtgever. Stem je de voorbereiding en oplevering af met de vele externe partijen die bij grote events betrokken zijn — van entertainment en audiovisuele techniek tot beveiliging.
Kijk je minimaal een jaar vooruit: je anticipeert op interne en externe ontwikkelingen en vertaalt die naar werkwijze en middelen. Zorg je voor de juiste personele bezetting. Werf, selecteer, train en ontwikkel je medewerkers, samen met je Event Coördinatoren. Voer je functionerings-, beoordelings- en verzuimgesprekken en werk je actief aan een laag verloop en ziekteverzuim. Zie je toe op de naleving van HACCP, arbo- en veiligheidsvoorschriften en op het juiste gebruik van apparatuur en materialen.
Signaleer je structurele knelpunten, evalueer je werkprocessen en procedures en realiseer je de verbeteringen via je Event Coördinatoren. Rapporteer je periodiek aan de F&B Service Manager over resultaten, bijzonderheden en afwijkingen.