About this role
Objetivo
Gestionar el seguimiento administrativo de las instituciones educativas referidas al programa, coordinando su proceso de incorporación y asegurando la actualización y validación de contactos, datos, documentación, requisitos, estatus y próximos pasos. Dar seguimiento a las comunicaciones, convocatorias y confirmaciones con autoridades educativas, y coordinar oportunamente el traslado de las instituciones al equipo de implementación y activación. Asimismo, gestionar la documentación administrativa y contable necesaria para la ejecución de las actividades operativas del programa
Funciones Principales
1. Gestionar administrativamente la incorporación de las instituciones educativas referidas al programa
Validar información inicial, contactos, documentación y requisitos, dando seguimiento a las acciones necesarias para avanzar hacia su implementación.
2. Coordinar comunicaciones, convocatorias y reuniones con las instituciones
Brindar información sobre el proceso, gestionando confirmaciones y dando seguimiento a solicitudes, compromisos y documentación pendiente.
3. Administrar y mantener actualizados los registros institucionales
Incluir contactos, documentación, estatus, pendientes y próximas acciones, asegurando la integridad y disponibilidad de la información.
4. Gestionar documentación administrativa y contable de las actividades operativas del programa
Gestionar viáticos, reembolsos, compras, liquidaciones, comprobantes y controles correspondientes, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
5. Dar seguimiento al avance de las instituciones y coordinar su traslado al equipo de implementación
Elaborar reportes, identificando pendientes o alertas y comunicando oportunamente el estatus y próximas acciones a los equipos involucrados.
Formación académica
Nivel diversificado: Perito Contador, Secretaria Oficinista o Bilingüe, Bachiller en Computación o carrera afín.Estudios universitarios en Administración de Empresas, Psicología Industrial, Ingeniería Industrial, Administración Educativa o carrera relacionada.Experiencia
Deseable 2 a 3 años de experiencia en gestión administrativa, servicio al cliente, seguimiento de solicitudes o procesos y control documental.Experiencia en registro y actualización de información, manejo de bases de datos y elaboración de reportes.Deseable experiencia en gestión y control de viáticos, reembolsos, compras, liquidaciones o gastos operativos.Experiencia brindando seguimiento y atención a usuarios o clientes por teléfono, correo electrónico y canales de mensajería.Deseable
Cursos o formación complementaria en servicio al cliente, gestión documental, Excel o gestión administrativa.Experiencia en instituciones educativas, programas educativos o proyectos con múltiples usuarios/instituciones.Conocimiento del SIRE (Sistema de Registros Educativos Guatemala). Horario Laboral: Lunes a Viernes de 7:00 a 16:00 horas
Formato: Presencial
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