About this role
Objetivo
Liderar y optimizar la operación administrativa de AVE UVG, asegurando procesos eficientes, estandarizados, medibles y orientados al servicio. Será responsable de analizar la operación, identificar necesidades y oportunidades de mejora, implementar procesos y controles, e impulsar iniciativas de automatización y mejora continua.
Tendrá bajo su responsabilidad la coordinación de procesos clave relacionados con compras, registros académicos, estados de cuenta de estudiantes, calendarios académicos y administrativos, así como la generación de información para la toma de decisiones.
Funciones Principales
1. Gestión y optimización de procesos operativos
Analizar los procesos administrativos y operativos, identificando necesidades, riesgos, cuellos de botella, reprocesos y oportunidades de mejora.
Diseñar, documentar e implementar procesos, flujos de trabajo y controles que aseguren una operación eficiente y consistente.
Establecer responsables, tiempos de respuesta y mecanismos de seguimiento, impulsando acciones de mejora continua.
2. Gestión de compras y servicios administrativos
Coordinar y dar seguimiento a los procesos de compras y requerimientos administrativos, asegurando su ejecución oportuna y el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Identificar necesidades operativas y establecer mecanismos para su planificación, priorización y seguimiento.
Implementar controles e identificar oportunidades para simplificar y optimizar los procesos administrativos.
3. Gestión operativa de registros académicos y estados de cuenta
Coordinar y dar seguimiento a los procesos relacionados con registros académicos y estados de cuenta de estudiantes, asegurando la integridad y oportunidad de la información.
Establecer controles para identificar inconsistencias, casos pendientes y situaciones que requieran atención.
Coordinar con las áreas involucradas la resolución de incidencias y necesidades que puedan afectar la operación o experiencia del estudiante.
4. Gestión de calendarios académicos y administrativos
Coordinar la construcción, actualización y seguimiento de los calendarios académicos y administrativos de AVE.
Identificar hitos, actividades críticas, responsables y dependencias para asegurar el cumplimiento de la operación.
Anticipar riesgos o atrasos y coordinar las acciones preventivas o correctivas necesarias.
5. Gestión de indicadores e información operativa
Definir y monitorear indicadores que permitan medir eficiencia, cumplimiento, tiempos de respuesta, calidad y nivel de servicio.
Desarrollar tableros de control y analizar información para identificar tendencias, desviaciones y oportunidades de mejora.
Presentar información ejecutiva, hallazgos y recomendaciones que faciliten la toma de decisiones.
6. Mejora continua y automatización
Identificar y priorizar oportunidades de automatización, digitalización y simplificación que reduzcan actividades manuales y reprocesos.
Coordinar con Tecnología y otras áreas la implementación de soluciones y mejoras a los procesos.
Evaluar el impacto de las mejoras implementadas en eficiencia, productividad, calidad y servicio.
Formación Académica
Profesional graduado de Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Ingeniería en Sistemas o carreras afines.
Deseable maestría, posgrado o especialización en Administración de Empresas, Gestión de Operaciones, Gestión de Procesos, Mejora Continua, Gestión de Proyectos o áreas relacionadas.
Experiencia
5 años o más de experiencia profesional, preferiblemente en áreas de operaciones, procesos, servicios administrativos, mejora continua o posiciones afines.
Experiencia liderando o coordinando operaciones administrativas y procesos de principio a fin, idealmente en organizaciones con múltiples áreas, clientes internos o altos volúmenes de operación.
Conocimientos y Habilidades Técnicas
Gestión, análisis y mejora de procesos.
Deseable conocimiento de Power BI u otras herramientas de Business Intelligence.
Conocimiento de metodologías de mejora continua, gestión de proyectos y automatización de procesos.
Capacidad para documentar procesos, establecer controles y diseñar mecanismos de seguimiento.
Horario Laboral: Lunes a Viernes de 8:00 a 17:00 horas
Formato: Presencial
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