About this role
L'assistant de direction assiste le chef d'établissement et ses adjoints dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance. Il rend compte de tous les problèmes ou informations nécessaires à la gestion du service.
A ce titre :
- Il organise le fonctionnement général du secrétariat de direction (gestion des inscriptions et de la base élèves SIECLE, gestion des ressources humaines, gestion des documents administratifs et gestion de la communication) - Il assure l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ; Il fournit une information de premier niveau à l'ensemble des personnels, des familles et des élèves - Il réceptionne, diffuse et assure la traçabilité de l'ensemble des courriers et des courriels ; - Il est en charge de la valorisation de l'ensemble des supports de communication ; - Il a en charge la gestion des agendas et contrôle les échéances ; - Il organise les réunions notamment la réunion de l'ensemble des instances (conseil d'administration, conseils de classe.) - Il peut être amené à gérer des dossiers spécifiques ou transversaux dans le cadre du projet d'établissement - Il entretient des relations avec l'ensemble des partenaires - Il met à jour l'ensemble des bases de gestion et peut être amener à gérer l'affectation des élèves par exemple
Profil recherché :
Organisation du système éducatif ; Culture Internet ; Environnement professionnel ; Techniques de communication écrite et orale ; Techniques du domaine d'activités ;
Accueillir et prendre des messages ; Enregistrer et classer des documents ; Rédiger et mettre en forme des documents ; Travailler en équipe ; Savoir planifier et respecter les délais ; Utiliser les outils bureautiques ; Savoir gérer des aléas ; Utiliser des logiciels spécifiques à l'activité ;
Qualités requises Sens de l'organisation, capacité d'adaptation, réactivité, rigueur, fiabilité et sens relationnel.