About this role
ft 31257 Jij bent het administratieve en secretariële hart van de griffie en zorgt ervoor dat de bestuurlijke besluitvorming soepel en professioneel verloopt. In deze tijdelijke opdracht werk je nauw samen met de griffier, raadsadviseurs en andere betrokkenen binnen de gemeentelijke organisatie. Je houdt overzicht, schakelt snel en ondersteunt het team op een manier die bijdraagt aan een goed functionerende democratische besluitvorming. Daarbij is geen dag hetzelfde en werk je in een dynamische omgeving met veel verschillende contacten. Wat ga je doen - Je registreert en plaatst documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgt de volledige administratieve afhandeling. - Je bewaakt actief alle termijnen binnen het besluitvormingsproces. - Je zorgt voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens de schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in zoekmachine Raadzaam. - Je beheert de mailbox van de griffie en handelt berichten tijdig en zorgvuldig af, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs. - Je bent het eerste aanspreekpunt voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties en helpt hen vriendelijk en servicegericht op weg. - Je ondersteunt de forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda’s en publiceert de forumagenda’s na vaststelling door het presidium. - Je verzorgt later ook de publicatie van de raadsagenda. - Je biedt secretariële ondersteuning aan de griffier en raadsadviseurs, zodat zij zich kunnen richten op hun inhoudelijke en adviserende taken. - Je onderhoudt contact met inwoners, bijvoorbeeld wanneer zij zich willen aanmelden om in te spreken tijdens een forum of raadsvergadering. - Je organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes, van zaalreserveringen en catering tot het regelen van alle benodigde faciliteiten. - Je monitort na vaststelling door de gemeenteraad de publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl . - Je voert diverse andere administratieve werkzaamheden uit die bijd.