About this role
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans). Sous la double autorité hiérarchique de la responsable administrative du Collège doctoral et de la directrice ou directeur de l'école doctorale, le/la gestionnaire assure la bonne gestion et mise en oeuvre des programmes doctoraux et assiste la direction de l'école doctorale. Ses missions principales : 1. Gestion administrative des campagnes d'attribution de contrats doctoraux via les « Programmes doctoraux » * Organisation des campagnes des « Programmes doctoraux » en lien avec leurs responsables thématiques et l'Alliance de Sorbonne Université et coordination de la campagne * Assurer la gestion administrative des campagnes de leur lancement à leur terme (outil de candidature à administrer via lime-survey, support de communication à élaborer * Organiser certains concours/auditions (exemple : le programme « Partenariats internationaux et stratégiques », « Interfaces pour le Vivant » etc.) * Suivi des lauréats * Bilans des programmes Doctoraux en lien avec les campagnes des écoles doctorales et sur ressources contractuelles 2. Gestionnaire d'une école doctorale * Accueillir, informer et orienter les usagers de l'école doctorale vers les services dédiés (ex: BAI, DFC, affaires générales etc) * Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants : de la candidature jusqu'à la fin de la thèse. : candidatures/préinscriptions, réinscription pédagogique, demandes de co-direction ou co-tutelle, en collaboration avec le BAI, demande de césure. * Veiller au bon déroulement des comités de suivi, à ce que chaque doctorant bénéficie d'un plan individuel de formation * Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance validés par la directeur/ trice d'ED * Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap.) * Assurer l'organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux de l'ED * Contribuer à la saisie et fiabilisation des informations nécessaires à l'établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l'ED * Instruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d'appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université, et les dossiers de mobilités * Alimenter et fiabiliser les bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée, . * Contribuer à l'élaboration de l'information et la diffuser * Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l'école doctorale * Participer et contribuer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral * Contribuer à l'organisation de formations spécifiques à l'école doctorale et relayer au DFC les besoins de formation Activités complémentaires : appui au recrutement des doctorants. Conditions particulières d'exercice : Le poste demande un exercice des missions sur deux lieux différents: au collège doctoral pour la partie programmes doctoraux et sur le lieu de l'école doctorale (Serpente, ou Jussieu, ou autre...) Connaissances transversales requises : * Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et réglementation applicable à la formation doctorale * Connaissance générale des techniques de gestion administrative * Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique * Connaitre les droits et obligations des agents publics Savoir-faire: * Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil * Savoir s'exprimer et comprendre à l'écrit et à l'oral l'anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité) * Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d'information de l'université (ex : Adum, Apogée, Oscar, Sipad.) * Informer, rendre compte à sa hiérarchie * Rechercher l'information, la vérifier et la classer * Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée * Savoir organiser son travail avec méthode * Savoir travailler en coordination avec sa hiérarchie au sein de l'ED, avec la responsable administrative et au sein du réseau des gestionnaires doctoraux Savoir être : * Savoir travailler en autonomie * Faire preuve de rigueur et de méthode * Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes * Respecter la confidentialité des informations et données * Faire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptation * Sens du service public