About this role
Fonctions : Gestionnaire d'Ecole doctorale n°433 "Concepts et langages" Catégorie : B Corps : TECH BAP : J Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans). Sous la double autorité de la directrice ou du directeur de l'école doctorale, et de la responsable administrative du Collège doctoral, le/la gestionnaire d'école doctorale assiste la direction de l'école doctorale et contribue à la vie administrative du Collège doctoral. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l'école doctorale : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies au sein du Collège doctoral. Activités principales : * Accueillir, informer et orienter les usagers de l'école doctorale vers les services dédiés (ex: BAI, DFC, affaires générales etc) * Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants : de la candidature jusqu'à la fin de la thèse. : candidatures/préinscriptions, réinscription pédagogique, demandes de co-direction ou co-tutelle, en collaboration avec le BAI, demande de césure. * Veiller au bon déroulement des comités de suivi, à ce que chaque doctorant bénéficie d'un plan individuel de formation * Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance validés par la directeur/ trice d'ED * Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap.) * Assurer l'organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux de l'ED * Contribuer à la saisie et fiabilisation des informations nécessaires à l'établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l'ED * Gérer et suivre les candidatures à l'HDR : dépôt des dossiers, demandes de rapport, organisation de la soutenance * Instruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d'appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université, et les dossiers de mobilités * Alimenter et fiabiliser les bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée, . * Contribuer à l'élaboration de l'information et la diffuser * Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l'école doctorale * Participer et contribuer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral * Participer à la préparation du budget de l'école doctorale et réaliser et suivre l'exécution des dépenses de l'ED en relation avec les unités de recherche rattachées à l'ED et avec le bureau de gestion financière du Collège Doctoral * Contribuer à l'organisation de formations spécifiques à l'école doctorale et relayer au DFC les besoins de formation Activités complémentaires : appui au recrutement des doctorants. Conditions particulières d'exercice : Le poste demande une collaboration efficace avec une autre gestionnaire d'école doctorale Connaissances transversales requises : * Connaissance générale des techniques de gestion administrative * Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique * Connaître les droits et obligations des agents publics Connaissance à acquérir : * Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université * Réglementation applicable à la formation doctorale en France * Règlementation applicable aux différents types de contrats doctoraux * Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France et plus particulièrement de la recherche et du doctorat Savoir-faire : * Savoir appliquer des procédures administratives, juridiques et financières * Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil * Savoir s'exprimer et comprendre à l'écrit et à l'oral l'anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité) * Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes : prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée * Savoir organiser son travail avec méthode * Rechercher l'information, la vérifier et la classer * Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d'information de l'université (Adum, Oscar, Sipad.) * Savoir rendre compte à sa hiérarchie * Savoir travailler en lien avec la hiérarchie au sein du Collège doctoral et au sein du réseau des écoles doctorales Savoir être : * Être autonome, esprit d'initiative et rigueur * Sens de la confidentialité et loyauté * Faire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptation * Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (interlocuteurs internes ou externes) * Sens du service public