About this role
Zakres obowiązków: 1. Obsługa kancelaryjna Urzędu: a) przyjmowanie korespondencji wpływającej do Urzędu oraz jej rozdział, w tym korespondencji elektronicznej, b) ewidencjonowanie korespondencji w systemie elektronicznego obiegu dokumentów EZD, c) dekretacja zarejestrowanej korespondencji, d) roznoszenie zarejestrowanej korespondencji zgodnie z dekretacją, e) ewidencjonowanie listów w systemie EZD, generowanie książki nadawczej oraz przekazywanie jej na pocztę, f) przygotowywanie dokumentacji w sprawie wydania duplikatu zwrotki lub reklamacji usługi pocztowej, g) wyszukiwanie statusu przesyłki w rejestrach pocztowych, h) nadawanie przesyłek pocztowych za pomocą eNadawcy, i) odbieranie i wysyłanie poczty elektronicznej, j) obsługa interesantów, przyjmowanie korespondencji oraz kierowanie ich do właściwych stanowisk merytorycznych, k) prowadzenie składów chronologicznych obowiązujących w Urzędzie, zgodnie z aktualną instrukcją kancelaryjną. 2. Realizacja zadań związanych z prawidłowym funkcjonowaniem systemu obiegu informacji w Urzędzie, w tym weryfikacja poprawności prowadzonej korespondencji w EZD. 3. Monitorowanie i aktualizacja stanu spraw w Biuletynie Informacji Publicznej. 4. Obsługa narzędzi stosowanych w Urzędzie w szczególności: a) systemów dedykowanych służbom zatrudnienia m.in . platforma praca.gov.pl , w tym potwierdzanie kont, b) prowadzenie punktu potwierdzającego profil zaufany. 5. Aktualizowanie danych w bazie kontrahentów w systemie EZD. a) Obsługa stanowiska Informacji w zakresie: a) udzielania informacji klientom, znajomość języków obcych Angielski w stopniu co najmniej komunikatywnym, b) odbierania i przełączania rozmów telefonicznych. 7. Obsługa sekretariatu w szczególności: a) obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Urzędu, b) prowadzenie terminarza spotkań Dyrektora i zastępców oraz bieżącej korespondencji Dyrektora, c) obsługa Powiatowej Rady Rynku Pracy, d) prowadzenie rejestru skarg i wniosków, e) prowadzenie obsługi organizacyjnej samodzielnych stano