About this role
Od starszego referenta/starszej referentki do starszego inspektora/starszej inspektorki na stanowisku kancelarii i informacji, w Referacie Organizacyjnym.. Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Gdyni. Miejsce pracy: Gdynia, pomorskie. Rodzaj umowy: Umowa o pracę na czas określony. Zakres obowiązków: 1. Obsługa kancelaryjna Urzędu: a) przyjmowanie korespondencji wpływającej do Urzędu oraz jej rozdział, w tym korespondencji elektronicznej, b) ewidencjonowanie korespondencji w systemie elektronicznego obiegu dokumentów EZD, c) dekretacja zarejestrowanej korespondencji, d) roznoszenie zarejestrowanej korespondencji zgodnie z dekretacją, e) ewidencjonowanie listów w systemie EZD, generowanie książki nadawczej oraz przekazywanie jej na pocztę, f) przygotowywanie dokumentacji w sprawie wydania duplikatu zwrotki lub reklamacji usługi pocztowej, g) wyszukiwanie statusu przesyłki w rejestrach pocztowych, h) nadawanie przesyłek pocztowych za pomocą eNadawcy, i) odbieranie i wysyłanie poczty elektronicznej, j) obsługa interesantów, przyjmowanie korespondencji oraz kierowanie ich do właściwych stanowisk merytorycznych, k) prowadzenie składów chronologicznych obowiązujących w Urzędzie, zgodnie z aktualną instrukcją kancelaryjną. 2. Realizacja zadań związanych z prawidłowym funkcjonowaniem systemu obiegu informacji w Urzędzie, w tym weryfikacja poprawności prowadzonej korespondencji w EZD. 3. Monitorowanie i aktualizacja stanu spraw w Biuletynie Informacji Publicznej. 4. Obsługa narzędzi stosowanych w Urzędzie w szczególności: a) systemów dedykowanych służbom zatrudnienia m.in. platforma praca.gov.pl, w tym potwierdzanie kont, b) prowadzenie punktu potwierdzającego profil zaufany. 5. Aktualizowanie danych w bazie kontrahentów w systemie EZD. a) Obsługa stanowiska Informacji w zakresie: a) udzielania informacji klientom, znajomość języków obcych Angielski w stopniu co najmniej komunikatywnym, b) odbierania i przełączania rozmów telefonicznych. 7. Obsługa sekretariatu w szczególności: a) obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Urzędu, b) prowadzenie terminarza spotkań Dyrektora i zastępców oraz bieżącej korespondencji Dyrektora, c) obsługa Powiatowej Rady Rynku Pracy, d) prowadzenie rejestru skarg i wniosków, e) prowadzenie obsługi organizacyjnej samodzielnych stanowisk prawnego i IOD. 8. Odpowiedzialność za poprawną realizację umów dot. m.in. usługi nadawania i wysyłania korespondencji. 9. Sporządzanie i aktualizacja instrukcji kancelaryjnej.. Wymagania: wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) zawód - Specjalista administracji publicznej Wymagania niezbędne: a) obywatelstwo polskie, b) pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych, c) osoba nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, d) nieposzlakowana opinia, e) kwalifikacje zawodowe: wykształcenie wyższe, f) doświadczenie zawodowe: minimum 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w wykonywaniu prac administracyjno-biurowych, obejmujących obsługę kancelarii lub obiegu dokumentów, g) obsługa komputera: bardzo dobra obsługa komputera, w tym MS Office, h) znajomość języków obcych: angielski w stopniu komunikatywnym, i) znajomość ustawy kodeks postępowania administracyjnego. Wymagania dodatkowe: a) kierunek studiów: preferowany kierunek administracja i pokrewne, b) doświadczenie zawodowe: odbyty lub w toku staż lub zatrudnienie w publicznych służbach zatrudnienia, doświadczenie zawodowe na stanowisku związanym z obsługą kancelarii oraz obsługą klienta, c) obsługa komputera w zakresie programu SYRIUSZ, umiejętność obsługi programu EZDok, d) predyspozycje osobowościowe: samodzielność i inicjatywa w działaniu, wysoka kultura osobista oraz profesjonalne podejście do powierzonych obowiązków, komunikatywność, umiejętność pracy w zespole, odporność na stres. e) znajomość przepisów ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Wymagany kwestionariusz i oświadczenia znajdują się w ogłoszeniach o naborze na stronie BIP- PUP Gdynia : https://bip.pupgdynia.pl/article/nabor-na-stanowisko-od-starszego-referentareferentki-do-starszego-inspektorainspektorki-na-stanowisku-ds-kancelarii-i-informacji?m=186&l=2. Wynagrodzenie: od 6 050 do 6 150 PLN brutto + dodatki