About this role
od archiwisty/archiwistki do starszego archiwisty/starszej archiwistki na stanowisku Archiwum. Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Gdyni. Miejsce pracy: Gdynia, pomorskie. Rodzaj umowy: Umowa o pracę w zastępstwie. Zakres obowiązków: 1) Realizacja zadań wynikających z przepisów kancelaryjno archiwalnych, m.in.: a) prowadzenie składu chronologicznego dokumentów dotyczących bezrobotnych i poszukujących pracy w szczególności: przyjmowanie akt bezrobotnych i poszukujących pracy z komórek organizacyjnych Urzędu, weryfikacja kompletności akt, przygotowanie korespondencji dotyczącej bezrobotnych, poszukujących pracy, prowadzenie archiwum zgromadzonych dokumentów. b) prowadzenie archiwum zakładowego w szczególności: przyjmowanie dokumentów z komórek organizacyjnych Urzędu, sprawdzanie zgodności kompletu dokumentów ze spisem zdawczo- odbiorczym, ze szczególnym uwzględnieniem kategorii archiwalnej oraz przeprowadzanie skontrum dokumentacji, prowadzenie ewidencji dokumentów zdawczych do archiwum, wypożyczanych z archiwum lub zlikwidowanych, brakowanie akt, udostępniania dokumentów archiwum zakładowego, akt bezrobotnych i poszukujących pracy, dbałość o zachowanie właściwych warunków przechowywania akt, współpraca z archiwum państwowym, w tym przekazanie akt kat. A, inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu. wydawanie zaświadczeń w sprawach dot.m.in. bezrobotnych, poszukujących pracy. 2) Udzielenie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji dotyczących bezrobotnych i poszukujących pracy. 3) Sporządzanie projektów rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego. 4) Edukowanie pracowników Urzędu w zakresie poprawnego stosowania normatywów dot. instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt w systemie elektronicznego zarządzania dokumentów, w tym przeprowadzanie szkoleń wstępnych nowo zatrudnionych pracowników, stażystów, praktykantów. 5) Koordynowanie pracy stażystów i praktykantów na stanowisku Archiwum. 6) Współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, urzędami, instytucjami i organizacjami.. Wymagania: wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) zawód - Specjalista administracji publicznej Wymagania niezbędne: a) obywatelstwo polskie, b) pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych, c) osoba nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, d) nieposzlakowana opinia, e) kwalifikacje zawodowe: wykształcenie wyższe, minimum licencjat, f) obsługa komputera: wymagana bardzo dobra znajomość obsługi komputera, w szczególności pakietu MS Office (Word, Excel); umiejętność efektywnego korzystania z internetu i poczty elektronicznej w pracy urzędowej. Wymagania dodatkowe: a) kierunek studiów: preferowane kierunki archiwistyka i zarządzanie dokumentacją, administracja, b) doświadczenie zawodowe: na stanowisku związanym z obsługą archiwum oraz narzędzi wspierających archiwizację i zarządzanie dokumentacją oraz ochrony danych osobowych, c) obsługa komputera w zakresie programu SYRIUSZ, EZDok, d) predyspozycje osobowościowe: wymagany jest wysoki poziom samodzielności w organizowaniu własnej pracy, podejmowaniu decyzji dotyczących sposobu realizacji powierzonych zadań oraz rozwiązywaniu bieżących problemów związanych z obiegiem i przechowywaniem dokumentacji. Oczekuje się również inicjatywy w usprawnianiu procesów archiwizacyjnych, identyfikowaniu potrzeb oraz proponowaniu rozwiązań zwiększających efektywność funkcjonowania archiwum i całej jednostki. Kandydat powinien cechować się komunikatywnością, umiejętnością pracy w zespole, odpornością na stres oraz otwartością i gotowością do akceptowania zmian, e) znajomość przepisów archiwalnych oraz ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia i rozporządzeń, kodeksu postępowania administracyjnego. Wynagrodzenie: od 6 050 do 6 150 PLN brutto + dodatki