About this role
Apporter un soutien administratif et une aide à la recherche à l'équipe de programmation et à la Directrice artistique dans tous les aspects de l'administration du département et de ses projets, afin de faciliter la planification, la mise en œuvre et l'évaluation du programme de Kanal. Travailler en étroite collaboration avec la Responsable des programmes et soutenir plus particulièrement la programmation Live Arts ainsi que les processus liés à sa mise en œuvre. Vos tâches Soutien au département (env. 70 %) Assister la Responsable des programmes dans la gestion des différents calendriers de mise en œuvre des expositions et la programmation Live Arts, notamment en ce qui concerne la planification des réunions et la coordination avec les autres services Suivre le calendrier de mise en œuvre du programme artistique et faciliter la communication entre l'équipe curatoriale et les autres services Assurer un soutien administratif continu à la programmation de film (droits de distribution, déplacements des artistes, organisation d'événements ponctuels) Apporter un soutien à la planification et à l'organisation de réunions internes et externes (y compris programmation, réservation des salles de réunion, diffusion des ordres du jour, gestion des téléconférences, rédaction et diffusion de compte rendus) Mettre à jour les données dans les différents logiciels de travail: comptabilité (Adfinity), calendrier des expositions, programme publique et Live Arts (Salesforce), espaces de travail collaboratifs (Teams). Une formation en interne sera organisée. Participer au suivi des budgets mensuels selon les besoins. Rassembler, préparer et archiver les documents requis pour les rapports internes et externes, les documents de planification, le matériel promotionnel et la gestion des crédits Apporter un soutien général à l'accueil des visiteurs du département, à la production et à la diffusion du courrier interne et externe, à l'organisation des déplacements des invités extérieurs, ainsi qu'à l'organisation d'événements et d'activités du programme selon les besoins Soutien de la Directrice artistique (env. 30 %) Préparer des présentations PowerPoint et apporter une aide dans la création et la mise en forme de documents et de supports visuels. Réaliser des recherches pour la Directrice artistique et les équipes, aider à la préparation de réunions, matériels, rapports, conférences, présentations et articles. Apporter un soutien à la gestion de l'agenda d'engagements internes et externes de la Directrice artistique en collaboration avec l'Assistante de direction. Votre profil Vous faites preuve de proactivité, d'initiative et d'un solide sens des solutions. Vous possédez d'excellentes compétences administratives et une approche rigoureuse et organisée du travail. Vous savez établir des priorités, gérer plusieurs dossiers simultanément et respecter les échéances. Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques, en particulier PowerPoint, Word, Excel et Outlook. Une expérience de la gestion de bases de données constitue un atout. Vous faites preuve d'une grande rigueur dans le traitement des données financières et chiffrées. Vous disposez d'excellentes capacités de communication orale et écrite en français ou en néerlandais, ainsi qu'en anglais. Vous êtes à l'aise dans les échanges avec une grande diversité d'interlocuteurs et savez transmettre l'information de manière claire et concise. Vous aimez travailler en équipe et collaborez avec souplesse afin d'atteindre des objectifs communs. Vous adhérez aux principes de diversité, d'équité et d'inclusion et contribuez à un environnement de travail respectueux et collaboratif. Vous manifestez un intérêt pour l'art moderne et contemporain. Nous vous offrons : Un contrat à durée indéterminée à temps plein. Une rémunération attractive et des avantages extra-légaux : Assurance hospitalisation Assurance pension Chèques-repas d'une valeur de 8 euros Abonnement au réseau STIB Abonnement de GSM 8 jours de congé supplémentaires Un jour de télétravail par semaine, avec forfait de 45 euros/mois. Un travail dans un environnement stimulant et dans une institution muséale en construction !