About this role
Die Stelle stellt die reibungslose organisatorische Umsetzung des Projekts und deren Veranstaltungen sicher, unterstützt die Projektleitung, organisiert Veranstaltungen, verwaltet Teilnehmer:innen und sorgt für eine korrekte und effiziente Abwicklung aller administrativen und kommunikativen Prozesse. Ihre Aufgaben: Assistenz der Projektleitung - Terminkoordination innerhalb des Projektteams - Buchung von Räumen - Mitverantwortung für die Einhaltung wichtiger Termine, Abgabefristen und Projektdeadlines - Vorbereitung des Jour Fixe (Unterlagen, Agenda, Zusammenstellungen) - Vertretung der Projektleitung bei Veranstaltungen der ESF Regiestelle Teilnehmer:innenverwaltung - Vorbereitung und Zusammenstellung aller ESF Unterlagen für neue Teilnehmer:innen (Eintrittsfragebögen) - Vorbereitung und Versand von Arbeitgeberfreistellungen - Einholen fehlender Unterlagen, Prüfung auf Vollständigkeit - Pflege und Eingabe der Daten in Z EU S - Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten - Führung und Aktualisierung aller Teilnehmendenlisten - Überblick über Teilnehmendenstunden sowie Mitwirkung Kalkulation Veranstaltungsmanagement - Versand von E Mail-Einladungen und Erinnerungen - Anmeldemanagement, Bearbeitung von Stornierungen und Nachmeldungen - Beantwortung organisatorischer Anfragen - Kommunikation mit Dozent:innen zu Räumen, Materialien und Abläufen - Vorbereitung der Räume (Catering, Material, Ausstattung) - Vorbereitung und Auslage von Handouts, Schildern und Etiketten - Erstellung von Feedbackbögen - Aufräumen und Endabnahme der Veranstaltungsräume Kommunikation, Website und Marketing - Anlegen und Betreuung von Online Veranstaltungen in Zoom - Einpflege aller Veranstaltungen in Eveeno - Pflege der Websiteinhalte (Typo3), inklusive kleiner HTML Anpassungen sowie Verlinkung der Anmeldungen - Einholen von Fotofreigaben bei Veranstaltungsfotos - Regelmäßige Websitepflege sowie Kommunikation mit der betreuenden Agentur bei technischen Problemen - Gestaltung und Versand des IM PULS Newsletters - Pflege und Aktualisierung der Verteiler Sonstige Aufgaben - Pflege von Laufwerken, Dokumenten und Materialien - Verwaltung projektbezogener E-Mails und Vorlagen - Auswertung und Aufbereitung der Feedbackbögen - Zweitprüfung und Freigabe von Rechnungen in Z EU S - Versand von Honorarverträgen an Dozent:innen Homeoffice: Umfang: Nach Vereinbarung