About this role
DOEL VAN DE FUNCTIE De functie is verantwoordelijk voor het opmaken, ondersteunen en monitoren van documentstromen (indiening, review, goedkeuring, vrijgave), alsook het opnemen van de achterliggende coördinatie, met als doel een efficiënte tijdsbesteding en strikte naleving van de documentmanagementprocedures te realiseren. RESULTAATSGEBIEDEN Beheer en optimalisatie van het Document Management Systeem (DMS) Beheren, optimaliseren en inrichten van het DMS en de goedkeuringsflows, met als doel een correcte werking te garanderen en de workflows af te stemmen op de specifieke noden van projecten. Technisch aanpassen van de standaard goedkeuringsflow binnen projecten door het inbouwen van extra stappen, in samenwerking met projectstakeholders. Nakijken van bevoegdheden en het verlenen van de juiste toegangen tot specifieke informatie. Opvolgen van documentversies, revisies en goedkeuringsflows om de meest actuele informatie te borgen. Levenscyclusbeheer van documentatie Beheren, controleren en coördineren van de volledige levenscyclus van project-, CE- en exploitatiedocumentatie, met als doel de integriteit, traceerbaarheid en beschikbaarheid van informatie te waarborgen conform interne richtlijnen en wettelijke vereisten. Inschrijven, bijhouden en centraliseren van projectdocumenten (zoals as-built-, uitbatings- en constructiedossiers) in het daarvoor voorziene systeem, zonder deze zelf op te maken. Bewaken van de traceerbaarheid tussen documenten, wijzigingen en de bijhorende goedkeuringen. Administratief voorbereiden en ondersteunen van interne en externe audits door het aanleveren van correcte en volledige documentatie, om aan te tonen dat alles conform is bij indienstname. Kwaliteitscontrole van documenten Controleren, registreren en classificeren van documenten op volledigheid en vormvereisten, met als doel kwalitatieve dossiers op te bouwen die voldoen aan de (project)afspraken. Puur vormelijke controle van documenten op basis van een gestandaardiseerde checklist, zonder inhoudelijke beoordeling. Toezien op correcte naamgeving en documentstructuur. Communicatie & stakeholderbeheer Optreden als centraal aanspreekpunt voor documentgerelateerde vragen en het sensibiliseren van projectteams, met als doel een uniforme en kwalitatieve werkwijze binnen de organisatie te bevorderen. Geven van opleidingen en toelichten van processen en flows aan interne en externe partijen (zoals aannemers), om een vlotte samenwerking te garanderen. Aanspreken van stakeholders wanneer documenten vastzitten en proactief signaleren van knelpunten of risico's aan de projectleider. Ondersteunen van projectleiders bij documentatieplanning en het opstellen van rapporten over de status van documenten. Administratieve ondersteuning Beheren, opvolgen en uitvoeren van aanvullende administratieve taken, met als doel de operationele voortgang van projecten te ondersteunen en het rechtenbeheer inzake documentatie te faciliteren. Aanmaken, opvolgen en beheren van toegangen tot documentatie voor externe medewerkers. Verzorgen van algemene informatie-uitwisseling, beheren van (project)mailboxen en notuleren tijdens vergaderingen. Proactief signaleren van risico's en doen van verbetervoorstellen binnen documentbeheerprocessen. VEREISTE VAARDIGHEDEN Communication - Intermediate Document lifecycle management en versiebeheer - Beginner Document Management System - Beginner Documentbeheer binnen een technische, industriële of projectomgeving - Beginner Technische documentatie (plannen, schema's, dossiers) - Beginner