About this role
Ben jij een organisatietalent met een scherp oog voor detail? Krijg jij energie van structuur brengen, dossiers administratief op orde houden en deadlines bewaken? Hou je ervan om collega’s te ondersteunen en mee te zorgen voor een vlot draaiend kantoor? Als Office Assistant in ons kantoor te Lokeren ben jij, samen met een collega, een belangrijke spil in onze administratieve werking. Je zorgt ervoor dat klantendossiers correct en up-to-date zijn, bewaakt deadlines en brengt structuur in de dagelijkse werking van onze accountants. Dankzij jouw nauwkeurigheid en gestructureerde aanpak verlopen onze processen vlot en worden klanten optimaal begeleid in hun digitale trajecten. Daarnaast ben je samen met een collega, het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en klanten. Je ontvangt hen met een glimlach, beheert de telefonie en zorgt ervoor dat het kantoor vlot georganiseerd blijft. Je speelt een belangrijke rol in het begeleiden van klanten in digitale tools en zorgt ervoor dat de kantoororganisatie efficiënt en professioneel verloopt. Met jouw zorgvuldigheid en discretie ben je een onmisbare schakel in het reilen en zeilen van het kantoor. Wat houdt jouw rol in? Administratieve opvolging van klantendossiers: Je beheert en volgt klantendossiers nauwkeurig op en zorgt ervoor dat alle administratie correct en up-to-date is. Je bewaakt deadlines en prioriteiten en zorgt voor een vlotte en planmatige opvolging van dossiers. Je zorgt ervoor dat klantendossiers volledig in orde zijn volgens de antiwitwaswetgeving (AWW) en volgt deze dossiers nauwgezet op. Je begeleidt klanten persoonlijk in digitale processen en helpt hen vlot werken met onze digitale tools. Je denkt mee over hoe administratieve processen efficiënter kunnen en neemt initiatief om verbeteringen door te voeren. Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid voor jouw dossiers, terwijl je tegelijk vlot afstemt met collega’s. Interne werking van het kantoor: Je bent samen met je collega het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en klanten: je verzorgt het onthaal en de telefonie op een professionele en vriendelijke manier. Je zorgt voor een vlot draaiend kantoor door vergaderzalen, onthaal en algemene orde en netheid mee op te volgen. Je volgt praktische zaken op zoals bestellingen en herstellingen en zorgt dat alles operationeel blijft. Je ondersteunt collega’s waar nodig, denkt mee en neemt ook praktische taken op om het kantoor goed te laten draaien. Jouw én-én profiel Het juiste diploma én veel goesting Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring. Je hebt een eerste ervaring in een administratieve functie en vooral veel goesting om bij te leren en vooruit te gaan. Je communiceert vlot en professioneel en werkt discreet en nauwkeurig. Planner én organisator Je werkt gestructureerd en planmatig, bewaakt deadlines en stelt vlot prioriteiten. Je behoudt het overzicht, ook wanneer er meerdere taken tegelijk lopen. Zelfstandig én teamgericht Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid op in je werk, maar stemt tegelijk vlot af met collega’s en ondersteunt waar nodig. Procesdenker én initiatiefnemer Je denkt mee over hoe administratieve processen efficiënter kunnen en durft voorstellen doen. Je ziet verbeterkansen en neemt initiatief om zaken slimmer aan te pakken. Digitaal sterk én hands-on Je bent digitaal vaardig en vindt vlot je weg in verschillende softwaretoepassingen. Je steekt graag de handen uit de mouwen en blijft nauwkeurig en stressbestendig, ook in drukkere periodes. Voltijds is de voorkeur, maar een 4/5de tewerkstelling is bespreekbaar.