About this role
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager für das Geschäftsführungssekretariat Funktion/Aufgaben: - Organisation und Führung des Sekretariats der Geschäftsführung und der kaufmännischen Leitung sowie des Büroalltags - Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben - Organisation und Abwicklung der Dienstreisen - Vor- und Nachbereitung von Sitzungen aller Art sowie Protokollführung - Erstellung von Präsentationen (nach Vorgabe oder eigenverantwortlich) und Recherchen für Entscheidungsvorlagen - Postbearbeitung einschließlich Führung interner und externer Korrespondenz - In-/externe Schnittstelle zur Geschäftsführung - Zeitgemäße und strukturierte Erfassung von Dokumenten - Koordinator für digitale Medien - Vorbereitung bzw. Mitwirkung bei Veranstaltungen (intern/extern) und Events - Unterstützung bei Projekten, Sonderaufgaben und allen sonst im Sekretariat anfallenden Aufgaben, einschließlich Beschaffungsaufgaben Wir erwarten: - Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation - Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, idealerweise auf Geschäftsführungsebene - Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit - Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise - Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift - Selbstständige, lösungs- und teamorientierte Arbeitsweise - Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint und idealerweise Gremieninformationssystemen Wir bieten: - Eine Tätigkeit in einer zukunftssicheren Branche mit nachhaltigem Wachstumspotenzial - Die Vorteile und Perspektiven eines Unternehmens innerhalb der kommunalen Familie der Stadt Hanau - Ein modernes und dynamisches Arbeitsumfeld - Sehr gute Verkehrsanbindung an Bus und Bahn - Kantine - Betriebliche Altersvorsorge - JobTicket - Jahressonderzahlung - Vergünstigtes Tanken Die Vergütung erfolgt nach dem TV-N Hessen. Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Büromaterialverwaltung, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Management, Arbeitsassistenz, Organisation, Postbearbeitung, Protokollieren Expertenkenntnisse: Sachbearbeitung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office) Zwingend erforderlich: Terminplanung, -überwachung