About this role
<p><img style="width:798.0px;height:149.0px" src="https://performancemanager5.successfactors.eu/doc/custom/UCLouvain/UCL_BandeauPAT.png"></p> <p> </p> <p><span style="font-size:28.0px"><span style="color:#0d3b65"><span style="font-family:Garamond"><strong>L’UCLouvain recrute un·e Coordinateur / Coordinatrice (F/H/X) administratif·ve d'institut</strong></span></span></span></p> <p><br><span style="font-size:11.0px"><strong>Référence du poste : SF </strong> <strong>38692</strong><br>Publication interne et externe jusqu'au <span style="font-size:11.0px">12/07/2026</span></span></p> <p> </p> <p><span style="font-size:18.0px"><strong><span style="font-family:Garamond, sans-serif"><span style="color:#0d3b65">Pour l'Institut de recherche expérimentale et clinique (IREC), du Secteur des sciences de la santé (SSS)<br>Site principal : </span></span></strong></span><strong> </strong><span style="font-size:18.0px"><strong><span style="font-family:Garamond, sans-serif"><span style="color:#0d3b65">Bruxelles (Woluwe)</span></span></strong></span><strong> </strong><br><span style="font-size:18.0px"><strong><span style="font-family:Garamond, sans-serif"><span style="color:#0d3b65">Contrat à temps plein, pour une durée indéterminée<br>Entrée en fonction : dès que possible</span></span></strong></span></p> <p> </p><div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:16.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Contexte / Mission</b></H2> </div><div><p> </p> <ul> <li><span style="color:black">Organiser, mettre en oeuvre, superviser l'ensemble des activités et processus liés à l'organisation, à la communication et à la gestion administrative et financière de l'Institut et à la répartition de ses besoins.</span></li> <li><span style="color:black">Développer une mission d'aide à la décision.</span></li> <li><span style="color:black">Assurer une rôle d'interface entre l'institut, les laboratoires, les groupes de recherche et plateformes, le Secteur des sciences de la santé ainsi que les services généraux.</span></li> </ul></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:16.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Activités</b></H2> </div><div><p> </p> <p>Sous la responsabilité hiérarchique du président de l'institut et de la directrice administrative du secteur, le/la titulaire de la fonction aura en charge :</p> <p> </p> <p><span style="text-decoration:underline">La gestion administrative de l'Institut </span>:<br><br></p> <ul> <li>Coordination des activités de l'équipe administrative, responsable hiérarchique des gestionnaires comptables.</li> <li>Gestion et suivi des carrières du personnel administratif en collaboration avec les services ad hoc.</li> <li>Gestion des contrats de personnel de recherche (contrats d'emploi et bourses, renouvellement,...).</li> <li>Organisation et gestion administrative: <ul> <li>Secrétariat des instances de décision: préparation, organisation, procès-verbaux, mise en oeuvre des décisions.</li> <li>Préparation du rapport annuel.</li> <li>Gestion des locaux de l'Institut (cadastre et répartition).</li> </ul> </li> <li>Promotion et communication: <ul> <li>Mise à jour du site web (alimentation du contenu, coordination de la hiérarchie des informations).</li> <li>Organisations d'évènements (colloques, séminaires, conférences,...).</li> <li>Représentation administrative interne à l'Institut (Université, Secteur des sciences de la santé) et externe (point de contact).</li> </ul> </li> </ul> <p> </p> <p><span style="text-decoration:underline">La gestion financière </span>:<br><br></p> <ul> <li>Gestion budgétaire des ressources, participation à l'élaboration des budgets, comparaisons prévisions-réalisations, établissement de tableaux de synthèse.</li> </ul> <p> </p> <p><span style="text-decoration:underline">Le soutien à la recherche </span>:<br><br></p> <ul> <li>Aide au recrutement, à l'accueil et à l'installation des chercheurs·euses / membres de l'Institut.</li> <li>Aide au développement de nouveaux partenariats.</li> <li>Collaboration avec l'Administration de la recherche.</li> <li>Relai des informations pertinentes pour les chercheurs·euses.</li> </ul> <p> </p> <p><em>Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.</em></p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:16.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Qualifications et aptitudes requises</b></H2> </div><div><p> </p> <ul> <li>Diplôme universitaire (master), de préférence dans le domaine de la gestion administrative et du management ou expérience équivalente.</li> <li>Expérience en gestion administrative et gestion d'équipe.</li> <li>Maîtrise des outils informatiques de base (traitement de texte, tableurs, supports de présentation, messagerie, outils de diffusion internet).</li> <li>Excellente capacité rédactionnelle en français.</li> <li>Excellente maîtrise de l'anglais oral et écrit (C1).</li> <li>Bonnes capacités organisationnelles et gestion des priorités.</li> <li>Sens des responsabilités et prise d'initiative.</li> <li>Proactivité, flexibilité, autonomie, bonne résistance au stress.</li> <li>Une expérience dans le domaine de la recherche ou de la santé constitue un atout. </li> </ul> <p><br><em>Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.</em></p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:16.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Notre offre</b></H2> </div><div><ul> <li>Contrat à durée indéterminée (personnel administratif et technique) à temps plein avec une entrée en fonction dès que possible sur notre site de Bruxelles (Woluwe);</li> <li>Une rémunération évolutive basée sur les <a style="color:#467886;text-decoration:underline" href="https://www.uclouvain.be/fr/emploi/carriere-et-formations-pat">barèmes</a> de la Fédération Wallonie Bruxelles ; </li> <li>Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;</li> <li>Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;</li> <li>Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;</li> <li>L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;</li> <li>La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;</li> <li>Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;</li> <li>Et plus encore, consultez notre page « Avantages » <a style="color:#467886;text-decoration:underline" href="https://www.uclouvain.be/fr/emploi/quels-sont-les-avantages-a-travailler-pour-l-uclouvain">via ce lien.</a></li> </ul></div></div></div><p> </p> <p><span style="font-size:16.0px"><span style="color:#0d3b65"><span style="font-family:Garamond, serif">L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances.<br> Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse <a href="mailto:[email protected]">[email protected]</a>. Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.<br> <br> <br> Les valeurs qui sous-tendent notre politique du personnel sont visibles en suivant ce lien :<br> <a href="https://uclouvain.be/fr/emploi/politique-personnel.html">Politique du personnel | UCLouvain</a></span></span></span></p> <p><br> <span style="font-size:16.0px"><span style="color:#0d3b65"><span style="font-family:Garamond, serif"><b>Pour soumettre votre candidature, merci de postuler en ligne uniquement, via l'option "postuler" ci-dessous.</b></span></span></span></p> <p> </p> <p><img src="https://performancemanager5.successfactors.eu/doc/custom/UCLouvain/UCL_FooterPAT.png" style="float:left;width:800.0px;height:50.0px"></p>