Directiesecretaris (NL) @ WenS

Vacature kenmerken Standplaats Groningen Contractduur 12 maanden Uren per week 32 - 36 Maandsalaris €4.132,00 - €6.275,00 Salarisniveau Schaal 11 - Schaal 11 Niveau HBO Bachelor; WO Bachelor Vakgebied Sociaal / maatschappelijk / welzijn; Documentatie en Informatievoorziening Vacaturenummer 83124 Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd Functiegroep (Senior) Adviseur Introductie Goede besluiten vragen om overzicht, scherpe adviezen en iemand die zorgt dat afspraken worden nagekomen. Als directiesecretaris Bedrijfsvoering bij Nationaal Coördinator Groningen (NCG) breng jij dit samen. Zo draag je achter de schermen bij aan een veilig thuis voor inwoners van het aardbevingsgebied.

Functieomschrijving

Als directiesecretaris help je de directeur en het managementteam van de directie Bedrijfsvoering om goed onderbouwde besluiten te nemen. Je brengt informatie bij elkaar, legt verbanden tussen onderwerpen en signaleert wat aandacht vraagt. Je kijkt kritisch naar voorstellen: is de informatie compleet, zijn de gevolgen duidelijk en is het besluit uitvoerbaar? Daarover adviseer je de directeur. Je bewaakt de samenhang tussen de voorbereiding, besluitvorming en uitvoering.

Je zorgt dat de juiste onderwerpen op de agenda staan en houdt zicht op de voortgang van besluiten en afspraken. Dreigt iets vast te lopen? Dan bespreek je dat tijdig met de betrokken collega’s en denk je mee over een oplossing. Daarbij werk je nauw samen met de directeur Bedrijfsvoering, de managementassistent, de bestuursadviseur, de managers en de directiesecretarissen van de andere directies. Je onderhoudt de contacten die nodig zijn om informatie uit te wisselen en ontwikkelingen binnen NCG te vertalen naar wat ze betekenen voor Bedrijfsvoering.

Dit ga je doen Je houdt je onder andere bezig met: het voorbereiden van de wekelijkse MT-vergadering, verzamelen en beoordelen van vergaderstukken en bewaken van de termijnagenda; het opstellen van annotaties en adviezen voor de directeur, met aandacht voor samenhang, belangen, risico’s en uitvoerbaarheid; het bewaken van besluiten, afspraken en acties en het verzorgen van terugkoppelingen, verslagen en besluitenlijsten; het inzichtelijk maken van de voortgang op directiedoelstellingen en bijhouden van het Obeyabord voor de MT- en directieteamcyclus; hiervoor krijg je een training; het bijdragen aan projecten en verbeteren van de informatie-uitwisseling en werkwijzen rondom besluitvorming; het voorbereiden van MT-teamsessies en mede organiseren van bijeenkomsten, inclusief het programma en de inhoudelijke bijdrage van de directeur.

Dit vragen wij Je kunt uiteenlopende informatie doorgronden en vertalen naar een helder advies. Je begrijpt dat een besluit gevolgen kan hebben voor meerdere afdelingen en houdt rekening met verschillende belangen. Je legt makkelijk contact, vraagt door en spreekt collega’s aan op afspraken. Daarbij combineer je inhoudelijke scherpte met een zorgvuldige en prettige manier van samenwerken. Daarnaast beschik je over wo-werk- en -denkniveau; inzicht in organisatorische processen en de samenhang tussen vraagstukken binnen de bedrijfsvoering; onderzoeks- en adviesvaardigheden om informatie te beoordelen, knelpunten te herkennen en voorstellen te onderbouwen; goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden: je schrijft duidelijke adviezen en weet je boodschap overtuigend over te brengen; digitale vaardigheden en het vermogen om nieuwe systemen en werkwijzen snel eigen te maken.

Jij bent iemand die hoofd- en bijzaken onderscheidt en verbanden legt tussen dossiers, besluiten en directiedoelstellingen; aanvoelt welke belangen en gevoeligheden spelen en daar zorgvuldig mee omgaat; collega’s met heldere argumenten meeneemt en actief contact onderhoudt om informatie en inzichten te delen; overzicht houdt, prioriteiten stelt en afspraken en deadlines nauwkeurig bewaakt; rustig blijft als prioriteiten veranderen en de aanpak aanpast zonder het resultaat uit het oog te verliezen; met praktische ideeën komt om de samenwerking en besluitvorming te verbeteren.

Dit krijg je Salarisniveau Schaal 11 - Schaal 11 Salarisomschrijving Maandsalaris €4.132,00 - €6.275,00 Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd Contractduur 12 maanden Minimaal aantal uren per week 32 Maximaal aantal uren per week 36 Dit bieden we nog meer Naast je bijdrage aan een veilig thuis voor Groningers ontvang je goede arbeidsvoorwaarden, zoals: Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,50% boven op je salaris waarvan 8% vakantiegeld. Zo kun je met dit arbeidsvoorwaardenpakket kiezen voor extra vakantiedagen, salaris of een fiscaalvriendelijk doel. Naast 4 weken vakantieverlof bouw je IKB- uren op die je kunt opnemen of uitbetalen.

Daarnaast hechten wij waarde aan een gezonde werk- privé balans en bieden de mogelijkheid om hybride te werken, afhankelijk van je functie. Verder krijg je een fietsbudget van €500, een fietskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer of volledige vergoeding voor het openbaar vervoer voor woon- werkverkeer. Ook kun je opleidingen volgen via het Leerportaal van NCG. Zo werk je aan jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling. Tot slot kun je meedoen aan leuke activiteiten buiten het werk om zoals padel, de 4 mijl en andere evenementen.

Bijzonderheden Hoe ziet je sollicitatie eruit? Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie. Als je bij de Rijksoverheid werkt kun je voor deze functie gedetacheerd worden. Daarna beoordelen we op basis van je sollicitatie of we een goede match zijn. De selectiegesprekken vinden nog op de later benoemde datum plaats. Houd hier alvast rekening mee in je agenda. Als er een match is doen we je in een tweede gesprek een aanbod en vertellen we je alles over je onboarding tijdens het Sterke Startgesprek.

Hierna ben je klaar om te beginnen! Om goed van start te gaan krijg je een laptop en telefoon in bruikleen en een thuiswerk/verduurzamingsbudget van €750. Je onboardingsreis bij NCG bestaat uit Sterke Startdagen, waarbij je meer leert over het aardbevingsdossier, de organisatie en leer je nieuwe collega's kennen. Verder werkt NCG met een buddy systeem en gaat een collega jou inwerken. Meer over de functiegroep (Senior) Adviseur Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid Organisatienaam Nationaal Coördinator Groningen (NCG) Organisatieomschrijving Nationaal Coördinator Groningen (NCG) werkt aan het onderzoeken en versterken van gebouwen in de kern van het aardbevingsgebied. Samen zorgen wij ervoor dat iedereen in de provincie Groningen veilig kan wonen, werken en naar school kan gaan. De NCG werkt hiervoor samen met vijf gemeenten, de provincie Groningen, woningcorporaties, de Rijksoverheid en het IMG. Ons hoofdkantoor is gevestigd in het centrum van Groningen.

Ook hebben we zeven kantoren verspreid over de provincie en een kantoor in Den Haag. Sinds 2020 voert NCG de versterkingsoperatie uit. Het is daardoor nog een redelijk jonge overheidsorganisatie die snel groeit. We zijn daarom doorlopend op zoek naar goede mensen zoals jij. NCG kenmerkt zich door een informele sfeer waarin collega’s elkaar makkelijk opzoeken. Of dat nu op het hoofdkantoor of in de regio is. Kijk hier voor meer informatie over werken bij de NCG. Organisatie-URL Afdelingsnaam Directie Bedrijfsvoering Afdelingsomschrijving De directie Bedrijfsvoering (BV) is samengesteld uit de afdelingen Financiën & Control, Informatievoorziening, Human Resource Management & Werkomgeving en Inkoop, Contract & Leveranciersmanagement en de Staf onder de directeur Bedrijfsvoering waar de managementassistent en de directiesecretaris zijn gepositioneerd.

Bij de directie BV zijn totaal ca. 250 medewerkers werkzaam. De directie BV heeft een uitdagend jaarplan, waarin verdere ontwikkeling van processen, dienstverlening en medewerkers centraal staat. Afdeling-URL Contactpersonen Voor meer informatie over deze vacature: Karen Mulder - Van der Meulen, Senior HR adviseur 0629660435 Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: Jay Jay Lee, Adviseur Mobiliteit (ook bereikbaar via Whatsapp en Signal) 0611469826