About this role
Für unseren Kunden, ein international tätiges Unternehmen aus der Defence Branche, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Teamassistenz / einen Sekretär (m/w/d).
Aufgaben
- Organisation und Koordination des Sekretariats sowie Überwachung der laufenden administrativen Vorgänge
- Unterstützung der Führungskräfte bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und Büroausstattung
- Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen sowie Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen in SAP
- Planung und Organisation von Besprechungen, Konferenzen und Workshops
- Buchung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Hotels, Flügen und Mietwagen
- Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Übersichten
- Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Koordination der Ein- und Ausgangspost sowie Verwaltung der Sekretariatsablage
- Teilnahme an Besprechungen und Erstellung von Protokollen
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute SAP-Kenntnisse
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
- Selbstständigkeit, Eigeninitiative und hohe Einsatzbereitschaft
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick zu behalten