About this role
Overzicht van de kerntaken: Kernverantwoordelijkheden
- 1. Dagelijkse Office & Facilitaire Zaken Vergaderzalenbeheer: Controleren van de netheid, en het aanvullen van water, suiker, glazen, kopjes en ander benodigdheden. Koffievoorziening: Bijvullen van koffiecapsules en de waterreservoirs van de koffiemachines in zowel de zalen als de keukens. Keukenbeheer: Vullen van fruitmanden en het opstarten van de afwasmachine (rond 11:00 uur of eerder indien vol). Netheid & Orde (Sluiting): Een opruimronde doen, de afwasmachine opzetten en de 'Clean Desk' policy bewaken (alles opgeborgen in kasten) voordat de schoonmaakploeg arriveert.
- 2. Onthaal & Communicatie Fysiek Onthaal: Bezoekers ontvangen (die zich eerst beneden melden voor een badge), hen via de parlofoon toegang verlenen en hen vriendelijk verder helpen. Telefonie: Beantwoorden en doorsturen van inkomende telefoons
- 3. Post & Koeriersdiensten Inkomende Post: De post ophalen bij de bewaking (komt tussen 8:30u en 9:30u) Pakketten binnen het uur na levering beneden ophalen en de medewerker per mail informeren over de ophaling aan de receptie. Uitgaande Post: De post frankeren. Normale post meenemen en in de rode BPOST-brievenbus steken (tussen 15:00u en 16:00u). Aangetekende zendingen persoonlijk afgeven op het postkantoor om een afgiftebewijs te verkrijgen (tussen 15:00u en 16:00u). Administratie: Excellijst 'Appels ventes' aanvullen en sluiten.
- 4. Catering & Bestellingen Catering: De zaal voorbereiden met de nodige borden, bestek en servetten voor de lunches Bestellingen: De Excelfile 'Leveranciers' raadplegen voor logingegevens en up-to-date informatie.
- 5. Technisch Beheer & Logistiek Technische Problemen: Contact opnemen met HR. Na goedkeuring van HR de technieker contacteren voor onderhoud of herstelling.
Coördinatie: De technieker ontvangen op de dag van afspraak en begeleiden bij de uit te voeren werkzaamheden. Diverse: Het beheer van items zoals defecte lift, badges en lockers opvolgen. Heb je een aangename telefoonstem en een verzorgd voorkomen? Kan je vlot overweg met de computer ? Ben je tweetalig (Nederlands, Frans) en kan je je goed behelpen in het Engels? Dan ben jij de medewerker die wij zoeken!