About this role
Für ein international tätiges Unternehmen suchen wir per sofort eine zuverlässige und serviceorientierte Persönlichkeit, die das Office Management am Standort Baden übernimmt. In dieser vielseitigen Position sorgen Sie für einen reibungslosen Büroalltag und unterstützen die Mitarbeitenden bei administrativen und organisatorischen Anliegen.
Ihre Hauptaufgaben
Organisation und Koordination des täglichen Büroablaufs
Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post
Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
Organisation und Abwicklung von Büro- und Verbrauchsmaterialbestellungen
Vorbereitung und Kontrolle der Meeting- und Besprechungsräume
Sicherstellung eines gepflegten und funktionierenden Büroumfelds
Unterstützung bei der Organisation kleiner interner Veranstaltungen
Allgemeine administrative Unterstützung der Mitarbeitenden
Punktuelle Unterstützung bei der Kalenderkoordination
Zusammenarbeit mit weiteren internationalen Standorten
Entgegennahme, Vorbereitung und Versand von Laptops sowie weiterem IT-Equipment
Unterstützung bei einfachen technischen Anliegen, beispielsweise in Besprechungsräumen
Ihr Profil
Berufserfahrung im Office Management, Empfang, in der Administration oder in einer vergleichbaren Funktion
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse für die internationale Zusammenarbeit
Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
Gute organisatorische und administrative Fähigkeiten
Technische Affinität und keine Berührungsängste bei einfachen IT-Themen
Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
Bereitschaft zur Arbeit vor Ort
Arbeitszeiten
Das Pensum beträgt 50 % und wird vorzugsweise über alle Wochentage jeweils halbtags verteilt. Die Arbeitszeiten können dabei flexibel gewählt werden.
Die Tätigkeit wird grundsätzlich vor Ort ausgeübt. Homeoffice ist aufgrund der Aufgaben im Office Management nur in Ausnahmefällen möglich.
Das erwartet Sie
Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
Ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld
Zusammenarbeit mit einem Team von rund 30 bis 40 Mitarbeitenden am Standort
Flexible Gestaltung des Teilzeitpensums nach Absprache
Interessiert?
Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit:
Aktuellem Lebenslauf
Arbeitszeugnissen
Relevanten Diplomen und Weiterbildungsnachweisen
Angabe Ihrer Verfügbarkeit
Angabe Ihrer gewünschten Arbeitszeitverteilung