About this role
- 管理電話控制台，接聽並轉接所有來電
- 接待、迎送、引導訪客，並與公司員工進行協調對接
- 負責維護與記錄電話登記簿
- 負責維護並保持前台／接待區的整潔與美觀，使其隨時維持良好形象
- 統籌會議室與視聽室的預約與登記管理
- 分發辦公室內外的信件，並與快遞公司協調處理寄出的小包裹及信件
- 監督並確保茶水間保持乾淨與整齊
- 維護辦公用品紀錄與服務訂購費用開支，並協助處理發票請款流程
- 維護與記錄團隊的行程表
- 監督並記錄停車位的使用率與佔用狀況
- 協調與安排商務名片的印製事宜
- 負責確保現場擺放足夠的雜誌、公司簡介手冊及正確的指示標牌
- 提供服務台（Helpdesk）服務，維護服務台追蹤表，並依據緊急程度將需求轉交（Escalate）給設施經理處理
- 協助處理一般行政活動，以及任何由主管分配的其他職責
- 協調並協助本地辦公室活動的籌辦
- 提供相關資料以納入提交給主管的每月進度報告中
- 利用公司的系統有效管理承包商（外包廠商），並針對他們的服務表現進行評估報告
- 確保遵守管理階層的各項法規與要求
- 協調處理收到的用戶請求，並將其分配給相應的負責人員處理