About this role
Zakres obowiązków
- 1. Prowadzenie składnicy akt Urzędu: przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo- odbiorczych, weryfikacja poprawności kompletowania teczek oraz prowadzenie pełnej ewidencji zasobu.2.
- Nadzór nad obiegiem dokumentów: bieżąca współpraca z pracownikami Urzędu w zakresie prawidłowego stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA).3.
- Udostępnianie i zabezpieczanie zasobów: sprawne wyszukiwanie i wypożyczanie akt pracownikom do celów służbowych oraz dbałość o techniczne zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem lub kradzieżą.4.
- Procedury brakowania i przekazywania akt: przygotowywanie dokumentacji niearchiwalnej do likwidacji (brakowanie) oraz koordynowanie procesu przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.5.
- Praca w systemach informatycznych, w szczególności Syriusz Std i EZDok.6.
- Obsługa sekretariatu: pełnienie zastępstwa oraz bieżąca pomoc w prowadzeniu sekretariatu Urzędu w czasie nieobecności dedykowanego pracownika (w tym obsługa korespondencji przychodzącej/wychodzącej i centrali telefonicznej).7.
- Stałe aktualizowanie wiedzy poprzez śledzenie przepisów prawa i procedur związanych z zakresem powierzonych obowiązków.
Termin rozpoczęcia pracy do uzgodnienia z wybranym kandydatem. Szczegóły na stronie BIP Powiatowego Urzędu Pracy w Legionowie.
Wymagania
- wykształcenie: średnie ogólnokształcące
- konieczne; wyższe (w tym licencjat)
- pożądane
- umiejętności: znajomość MS OFFICE
- konieczne
- pozostałe: Wykształcenie wyższe i co najmniej 3 letni staż w administracji publicznej lub jednostkach samorządu terytorialnego oraz ukończony kurs archiwistyczny I lub II stopni, przygotowujący do pracy w archiwum lub składnicy akt / wykształcenie średnie lub średnie branżowe o kierunku technik archiwista lub zarządzanie informacją, oraz ukończony kurs archiwistyczny I lub II stopnia, przygotowujący do pracy w archiwum lub składnicy akt i co najmniej 5
- letni staż w administracji