About this role
Poste à pourvoir dès que possible
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Sous la responsabilité de l'administratrice principale et du responsable de service, vous aurez la charge de :
- Administratif : 70% de l'activité
- Accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées et des partenaires : renseignement, transmission, traçabilité et orientation.
- Constitution et suivi du dossier d'admission des personnes accompagnées. Suivi de leur notification sur ViaTrajectoire. Mise à jour de la liste d'attente.
- Gestion administrative du Dossier Usager Informatisé.
- Réception, enregistrement et archivage des documents. Réception, rédaction et envoie de courrier. Mise en forme de documents (rapports d'activité, bilan social, outils de la loi 2002-2, documents réglementaires.).
- Elaboration des comptes rendus des réunions avec la direction et avec ses collaborateurs.
- Suivi de facture, gestion des stocks, commande de petit matériel.
- Comptabilité-RH : 30% de l'activité :
- Élaborer le budget prévisionnel et le budget annuel de l'établissement en lien avec les services concernés et l'administrateur principal. Élaborer des notes explicatives et des documents de synthèse à destination du conseil d'administration et des tutelles (Conseil Département et ARS)
- Clôture des comptes (bilan)
- Assurer le suivi et l'exécution du budget en cours d'année (engagements, dépenses, recettes). Identifier les écarts entre prévisionnel et réalisé et proposer des ajustements. Participer à l'élaboration des décisions modificatives.
- Réaliser des analyses financières pour appuyer la prise de décision stratégique.
- Garantir la conformité des opérations budgétaires avec les règles de la comptabilité publique et de la réglementation hospitalière en lien avec la trésorerie publique.
- Apporter une expertise technique et des conseils dans le domaine budgétaire et des Ressources Humaines.
- Constitution et suivis des dossiers administratifs des agents du GCSMS.
- Réaliser la paie et les déclarations des agents du GCSMS sous contrat de la fonction publique hospitalière.
Profil recherché
- Formation administrative et comptable.
- Première expérience réussie dans un poste administratif polyvalent, idéalement en secteur public ou médico-social.
- Connaissance appréciée de la gestion comptable M22
- Maîtrise des outils bureautiques et aptitude à utiliser des logiciels de gestion documentaire/financière/RH tel qu'ELAP.
- Qualité rédactionnelle.
- Autonomie, capacités d'organisation, rigueur et fiabilité dans le suivi des dossiers.
- Qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe.