About this role
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Schwerpunkt Buchhaltung & Immobilien
Wir sind eine kleine, wachsende Unternehmensgruppe mit Fokus auf Bildungsdienstleistungen, Immobilienverwaltung und Pflegeunterstützung. Unser Team besteht aus engagierten Gründern und externen Partnern – und wir suchen jetzt Verstärkung für die kaufmännische und administrative Steuerung unserer Immobilien und Gesellschaften.
Deine Rolle
Du unterstützt die Geschäftsführung als rechte Hand für Immobilienverwaltung, Unternehmensführung, Buchhaltung und Büroorganisation – von der Betriebskostenabrechnung über Mieterkommunikation bis zur Vorbereitung von Umsatzsteuervoranmeldungen. Die Stelle ist in Koblenz.
Deine Aufgaben
- Immobilienverwaltung für unser Portfolio:
- Betriebskostenabrechnungen erstellen und mit Mietern kommunizieren
- Mietverträge, Mietanpassungen und Übergabeprotokolle verwalten
- Besichtigungen koordinieren (ggf. mit Unterstützung der Geschäftsführung)
- Hausmeister und Handwerker disponieren (Instandhaltung, Reparaturen)
- Buchhaltung (Lexoffice) für mehrere Gesellschaften:
- Belege kontieren, Zahlungsläufe vorbereiten
- Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten (umsatzsteuerbefreite und -pflichtige Vorgänge)
- Offene-Posten-Listen führen, Mahnläufe koordinieren
- Ggf. Lohnabrechnung (nach Einarbeitung)
- Büroorganisation & Post:
- Eingangspost der Gesellschaften und der Geschäftsführung digitalisieren und bearbeiten
- Fristen überwachen (Mietverträge, Steuertermine, Versicherungen)
- Gesellschafterkommunikation (Terminabstimmung, Protokolle)
- Kommunikation mit Geschäftspartner*innen und Institutionen
- Vertragsmanagement:
- Mietverträge, Dienstleisterverträge und Übergabeprotokolle erstellen/aktualisieren
Dein Profil
✅ Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau, Immobilienkauffrau, Steuerfachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte) oder vergleichbare Qualifikation
✅ Oder abgeschlossenes kaufmännisches Studium (z.B. BWL, Rechtswissenschaft)
✅ Erfahrung mit Buchhaltungssoftware (Lexoffice ideal, aber nicht zwingend – wir schulen ein!)
✅ Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise – du arbeitest selbstständig im Home-Office und organisierst dich selbst
✅ Führerschein Klasse B und Bereitschaft für gelegentliche Außer-Ort-Termine
✅ Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Daten (Kund*innen-, Mieter*innen-, Finanz- und Gesellschafterinformationen)
✅ Nice-to-have
- Erfahrung mit Betriebskostenabrechnungen oder Mietrecht
- Kenntnisse in Umsatzsteuer (insb. §4 UStG – umsatzsteuerbefreite Leistungen)
- Affinität für digitale Tools (Cloud-Speicher, E-Signatur, Ticketsysteme)
Wir bieten
🔹 Abwechslungsreiche Aufgaben in einer wachsenden Unternehmensgruppe
🔹 Faire Bezahlung von 18–22 €/Stunde (je nach Erfahrung)
🔹 Einarbeitung & Mentoring durch Teamleitung und Geschäftsführung
🔹 Moderne Arbeitsmittel (Lexoffice, Cloud-Speicher, Kollaborationssoftware)
🔹 Perspektive: Bei guter Zusammenarbeit Möglichkeit zur Aufstockung der Stunden oder Übernahme weiterer Verantwortung
Rahmenbedingungen
- Umfang: 30 Stunden/Woche (flexible Zeiteinteilung, Kernzeiten nach Absprache)
- Vertrag: Teilzeit-Anstellung (zunächst 3 Monate Probezeit als Minijob möglich)
- Start: Ab sofort oder nach Vereinbarung
Interessiert?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung (Anschreiben + Lebenslauf) per E-Mail an [email protected].