About this role
- Gestion administrative généraleAssurer l'accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires.
- Gérer les e-mails, le courrier et les documents administratifs.
- Rédiger les courriers professionnels et assurer le classement et l'archivage des dossiers.
- Mettre à jour les fichiers clients, fournisseurs et les bases de données.
- Assurer le suivi des échéances et des démarches administratives.
- Organiser les rendez-vous, les plannings et les réunions nécessaires à l'activité.
- Gestion administrative des véhiculesConstituer, vérifier et assurer le suivi des dossiers des véhicules.
- Gérer les documents relatifs à l'achat, à la vente, à la reprise et à la livraison des véhicules.
- Préparer les bons de commande, les dossiers de vente et les documents de cession.
- Assurer le suivi des immatriculations et des démarches liées aux cartes grises, conformément aux procédures applicables.
- Suivre les documents d'assurance, les garanties et les contrôles techniques.
- Assurer l'enregistrement des véhicules en stock et la mise à jour de leurs informations.
- Gestion commerciale et relation clientsÉtablir les devis, bons de commande et factures.
- Assurer le suivi administratif des ventes et des prestations.
- Suivre les dossiers clients jusqu'à leur clôture.
- Effectuer les relances nécessaires et répondre aux demandes d'information.
- Assurer la coordination avec les fournisseurs, les assureurs, les experts automobiles et les autres partenaires.
- Gestion comptable et financière de premier niveauEnregistrer et vérifier les factures clients et fournisseurs.
- Assurer le suivi des règlements et des encaissements.
- Effectuer les relances en cas d'impayés.
- Préparer les documents nécessaires au suivi comptable et les transmettre au cabinet comptable.
- Participer au suivi des dépenses et à la vérification des pièces justificatives.
- Suivi de l'activité et coordination interneAssurer la circulation des informations entre la direction et les différents services.
- Suivre les dossiers en cours et veiller au respect des délais.
- Participer à l'organisation administrative de l'activité commerciale et, le cas échéant, de l'atelier.
- Veiller à la conformité, à la bonne tenue et à la confidentialité des dossiers.
- Réaliser toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise.
- Profil recherchéFormation en secrétariat, gestion administrative ou assistanat de gestion.
- Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement dans le secteur automobile.
- Bonne connaissance des documents et procédures administratives automobiles.
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.
- Bonne maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral.
- Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et polyvalence.
- Capacité à gérer les priorités et à travailler avec différents interlocuteurs.
- Discrétion professionnelle, réactivité et sens des responsabilités.
- Horaire de travail : lundi à vendredi de 8h-16h ou 17h