About this role
RESPONSABILITÉS
Vous assurerez le Secrétaire de la Direction des Soins, Qualité-Gestion des Risques et Usagers, et le Secrétariat de la Direction des Affaires Financières.
Vos missions principales
- Secrétariat courant : gestion des agendas, réunions, déplacements, téléphone, courriers, bases de données, archivage et gestion documentaire.
- Support Direction des Soins / Qualité
- Gestion des risques / Usagers : traitement du courrier et des appels, suivi des congés, RTT et télétravail, veille réglementaire.
- Organisation des stages soins : élaboration et gestion des plannings, suivi des demandes, constitution des dossiers administratifs et conventions.
- Instances de soins et usagers : préparation des ordres du jour, convocations, organisation logistique, participation aux séances, rédaction des procès-verbaux et organisation des élections.
- Plans d'exception et comités : participation à la Commission des Urgences Sanitaires, préparation, comptes rendus et diffusion.
- Remplacement de la secrétaire de direction de l'établissement lors des absences longues : courrier, téléphone, organisation de réunions et rendez-vous.PROFIL RECHERCHÉ : Vous assurez le secrétariat de la Direction des Soins, de la qualité, de la gestion des risques et du projet Nouvel Hôpital, dans un environnement exigeant et pluridisciplinaire.
Profil recherché
- Formation : Bac à Bac+2 en secrétariat ou assistanat de manager.
- Maîtrise bureautique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, outils de visio et audio, formulaires en ligne, frappe rapide.
- Expérience hospitalière souhaitée, connaissance du fonctionnement des établissements de santé.
- Polyvalence et adaptabilité : aisance pour gérer plusieurs dossiers, instances et interlocuteurs simultanément.
- Proactivité et réactivité : capacité à anticiper, prendre des initiatives adaptées et réagir rapidement aux imprévus.
- Rigueur et sens des priorisations : organisation, suivi des échéances, fiabilité dans le traitement des informations.
- Loyauté et transparence : respect du cadre institutionnel, communication claire avec la hiérarchie.
- Confidentialité : respect du secret professionnel et des données sensibles.
- Qualités relationnelles : aisance orale, capacité à renseigner les interlocuteurs de façon pertinente, travail en équipe.