About this role
Le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon La Seyne-sur-Mer est un établissement de santé multisite, qui concourt aux soins, 7j/7 et 24h/24, de la population de la Métropole Toulonnaise soit plus de 500 000 habitants.Certifié par la Haute Autorité de Santé (HAS) avec la mention « Haute Qualité des Soins », il est le 1er établissement hospitalier non universitaire en région PACA.Le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon La Seyne-sur-Mer assure cinq missions essentielles :* Mission de service public, en assurant les examens de diagnostic, la surveillance et le traitement des hospitalisés et des consultants, ainsi que l'aide médicale d'urgence * Mission de santé publique, en relayant sur le terrain toutes les actions médico-sociales coordonnées * Mission de formation * Mission de prévention et d'éducation de la santé * Mission de recherche Avec près de 4000 professionnels de santé, il assure des missions de soins, de recherche et de prévention sur ses trois sites hospitaliers :* L'hôpital Sainte-Musse à Toulon * L'hôpital George Sand à La Seyne-sur-Mer * L'hôpital Georges Clemenceau à La Garde Etablissement support du Groupement Hospitalier de Territoire du Var (GHT), le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon La Seyne-sur-Mer propose une offre de soins articulée autour de plus de 50 services regroupés en 14 pôles d'activité médicale :* Anesthésie, Réanimation, Unité pour cérébro-lésés, Coordination hospitalière * Cardiologie, Médecine vasculaire, neurologie, centre d'exploration du système nerveux et du sommeil, endocrinologie * Chirurgie * Gynécologie obstétrique * Enfants * Médecine multidisciplinaire et oncologie * Médico technique diagnostic * Néphrologie gériatrie médecine infectieuse * Pharmacie * Préventions et formations * Psychiatrie adulte * Psychiatrie infanto juvénile * Soins ambulatoires * Urgences Un poste d'Adjoint Administratif est à pourvoir à compter du 04/01/2027 au 31/08/2027 inclus au sein du secteur "Gestion des contractuels" de l'hôpital Sainte-Musse à Toulon :PRINCIPALES ACTIVITES PAR MISSION * Courriers divers * Attestations diverses * Suivi des effectifs soignants (tableau des mouvements) I -GESTION DES RECRUTEMENTS ET REINTEGRATIONS :A Réception du public (agents contractuels) tout au long de la journée * Renseignements téléphoniques * Accueil direct B Accueil des nouveaux recrutés * Information sur le contrat, leurs droits et leurs devoirs * Liste des pièces à fournir * C Visites médicales * Mise en contact avec la médecine du travail et suivi des résultats * Information du cadre infirmier supérieur chargé des effectifs * Information aux cadres des autres secteurs D Procédure de recrutement * Demande d'extrait du casier judiciaire sur Internet * Déclaration d'embauche à l'URSSAF sur Internet * Mise en contact avec les responsables de service et avec la lingerie * Constitution du dossier et saisie HEXTANT (avec vérification de la paie) * Edition des contrats, de la fiche d'information et des fiches d'appréciation * Saisie des motifs de recrutement dans HEXTANT (remplaçant/remplacé) E Gestion de l'Absentéisme (suivant répartition par pôle) * Gestion de l'absentéisme * Attestations de Sécurité sociale * Saisie HEXTANT (avec vérification de la paie) * Demande de compensation perte de salaire auprès du CGOS F Gestion des changements de situation des agents contractuels * Changements de quotités dont temps partiels thérapeutiques * Suivi des motifs de remplacement d'HEXTANT G Recrutement en CDD des agents retraités de la FHP H Tableau annuel de stagiairisation des AS et IDE II GESTION DES DEPARTS :A -Courriers divers B Attestations diverses MISSIONS EVENTUELLES -Gestion des procédures d'expertise médicale intégrale (de la prise de rendez-vous en fonction de la pathologie jusqu'au règlement de la prestation et au résultat du Conseil Médical Départemental) -Demandes diverses de suivis par l'Attachée d'Administration Hospitalière RISQUES ET CONTRAINTES LIES AU POSTE -Nombreuses manipulations de dossiers -Stress lié à la charge de travail et aux délais réglementaires -Faire face au malaise et à l'agressivité des divers intervenants -Fatigue oculaire SAVOIRS THEORIQUES * Connaissance de la structure, du fonctionnement et du règlement interne de l'établissement * Connaissances des textes réglementaires propres à son activité (statuts fonction publique hospitalière) * Connaissance des procédures mises en place au sein du service * Connaissances des procédures mises en uvre avec les différents services partenaires en amont et en aval de sa propre activité * Connaissance des logiciels de bureautique (Word, Excel) et des logiciels de gestion RH :Agiltime et Hextant * Connaissances de la charte dactylographique du C.H.I.T.S.* Méthodologie de classement des dossiers et de la documentation SAVOIR FAIRE TECHNIQUES Compétences :* Maîtrise des logiciels informatiques * Application des procédures en vigueur * Prise d'initiatives * Structurer son réseau d'informations * Organiser...