About this role
Ihre Aufgaben - Zentrale Anlaufstelle: Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern, Handwerkern und Behörden. - Stammdaten- & Aktenpflege: Anlegen und Aktualisieren von Mieter- und Objektakten sowie Pflege der Verwaltungsverträge im EDV-System. - Post- und E-Mail-Management: Bearbeitung des täglichen Postein- und -ausgangs sowie Verwaltung der zentralen E-Mail-Postfächer. - Unterstützung im Tagesgeschäft: Erfassung von Schadensmeldungen, Weiterleitung an die zuständigen Objektverwalter und Vorbereitung von Handwerkeraufträgen. - Termin- und Kalenderverwaltung: Koordination von Besichtigungsterminen, Wohnungsübergaben und Terminen für Handwerker oder Sachverständige. - Allgemeine Administration: Digitalisierung und Ablage von Dokumenten, Rechnungsprüfungsvorbereitung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien. Ihr Profil - Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Immobilienkauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation). - Berufserfahrung: Erste Erfahrung im Assistenz- oder Bürobreich; Erfahrung in der Immobilienbranche oder Hausverwaltung ist von Vorteil, aber kein Muss. - EDV-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit branchenspezifischer Immobiliensoftware (z. B. IX-HAUS, Domus 4000/ERP, RealKP) ist wünschenswert. - Arbeitsweise: Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationstalent. - Kommunikation: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten – auch in stressigen Situationen. Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Akten, Schriftgut verwalten, Büromanagement, Postbearbeitung Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten