About this role
O Estagiário Administrativo de Cotações e Propostas fornecerá suporte administrativo crítico à equipe de Vendas , garantindo a preparação precisa e oportuna de cotações de clientes e propostas formais. Esta função conecta operações e vendas, exigindo atenção aos detalhes, habilidades organizacionais e familiaridade com sistemas de gerenciamento de propostas Prestação de contas Reporta ao RESPONSÁVEL PELA CERTIFICAÇÃO – MOÇAMBIQUE E ANGOLA Preparação de Cotações e Propostas Compilar especificações técnicas, dados de preços e escopo de serviços em documentos de cotação profissionais Formatar propostas de acordo com modelos da empresa e diretrizes de marca Garantir que todas as cotações incluam preços precisos, termos e prazos de entrega Coordenar com equipes técnicas para obter informações necessárias para propostas complexas Suporte Administrativo Manter sistemas de arquivamento organizados (digital e físico) para todas as cotações e propostas Rastrear o status das cotações e prazos de acompanhamento Preparar cartas de apresentação, apêndices e documentação de apoio Gerenciar controle de versão e revisões de documentos Gestão de Dados Inserir dados de cotações em sistemas CRM ou ferramentas de gerenciamento de propostas Atualizar bancos de dados de preços e catálogos de serviços Monitorar datas de expiração de cotações e sinalizar renovações Gerar relatórios sobre volume de cotações, taxas de conversão e prazos de execução Garantia de Qualidade Revisar documentos quanto à precisão, consistência e conformidade Verificar cálculos de preços e aplicações de descontos Validar informações do cliente e especificações do projeto Sinalizar discrepâncias ou informações ausentes antes da apresentação Comunicação e Coordenação Fazer interface entre equipes de vendas, operações e técnicas para acelerar a preparação de cotações Responder a consultas de clientes sobre o status da cotação Manter correspondência profissional e registros de documentação Qualificações e Experiências Formação académica: Atualmente a frequentar ou ter concluído recentemente uma licenciatura em Administração de Negócios, Vendas ou área relacionada Competências linguísticas: Fluência em português (escrito e falado); proficiência em inglês (Escrito e falado) Competências técnicas: Proficiência no Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint); gestão básica de bases de dados Competências interpessoais: Forte capacidade de organização e gestão do tempo Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal Atenção aos detalhes e precisão Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipa Comportamento profissional e confiabilidade KPI'S Tempo de processamento de cotações e propostas Taxa de conformidade dos documentos Precisão de dados Conformidade com templartes e Directrizes Volume de cotações e propostas preparadas Utilização do Sistema Principais Desafios Pressão de Prazos Curva de Aprendizado de Sistemas Picos de Volume Irregular Manutenção de Dados Atualizados Comunicação Interdepartamental Environmental and Safety Responsibilities Conhecer a política de segurança e ambiente da empresa Estar familiarizado com os requisitos de segurança estabelecidos no manual de segurança Notificar e/ou corrigir qualquer prática insegura identificada por qualquer membro do pessoal. Identificar perigos e riscos associados às tarefas realizadas ou ao ambiente de trabalho e comunicá-los ao Departamento de SHEQ Comunicar todos os incidentes e acidentes à administração imediatamente ou assim que for razoavelmente possível Realizar o trabalho de acordo com os requisitos específicos do cliente e cumprir as regras do cliente (quando aplicável). Participar em formações de emergência Participar e contribuir para o registo de perigos e riscos no que diz respeito à sua área de responsabilidade Assegurar o cumprimento das obrigações legais e morais no que diz respeito ao cargo, através da compreensão e implementação das secções relevantes dos requisitos de Saúde e Segurança no Trabalho