Aufgaben Dein Impact für unser Zukunftswerk Leverkusen Als Verwaltungsreferent*in (m/w/d) übernimmst du eine wichtige Rolle in unserem Zukunftswerk Leverkusen: Du hältst Finanzen, Personal, Verträge und Infrastruktur im Blick – und sorgst gemeinsam mit der Zukunftswerksleitung dafür, dass Prozesse, Compliance und interne Zusammenarbeit auf Top-Niveau laufen. Starttermin: ab sofort Arbeitsort: Zukunftswerk Leverkusen, Werkstättenstraße 3 in 51379 Leverkusen Arbeitszeitmodell: Vollzeit Was sind deine Aufgaben? <ul><li>Finanzcontrolling & Reporting: Unterstützung bei Wirtschaftsplan, Forecast und Kalkulationen inkl. Kommentierung sowie regelmäßiges Reporting mit Abweichungsanalysen</li><li>Stellenplanmanagement & Personalkennzahlen: Erhebung von Soll-Ist-Daten, Analyse von Abweichungen und Fluktuation, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Abstimmung mit Controlling und Zukunftswerksleitung</li><li>Vorbereitende Buchhaltung & Jahresabschluss-Zuarbeit: Prüfung komplexer Rechnungen, Klärung mit Dienstleistern, ordnungsgemäße Kontierung sowie fristgerechte Belegweiterleitung und Klärung offener Posten</li><li>Kassenführung: Ordnungsgemäße Führung der Barkasse, Belegsammlung sowie Sicherstellung fristgerechter und qualitativ hochwertiger Kassenabgaben</li><li>Maßnahmensteuerung: Stepnova-Reporting inkl. Kommentierung und Abweichungsanalyse, Mitwirkung bei Ausschreibungen/Vergaben inkl. Konzeptentwicklung sowie Erstellung/Bearbeitung von Abrechnungsunterlagen</li><li>Personalmanagement-Administration & Recruiting: Teilnahme an Gesprächen, Aufbereitung von Bewerbungen/Gesprächsergebnissen für Entscheidungen; Weitergabe von Vertragsdaten an die Personalabteilung, Pflege der Personalakten und Meldungen zu Ein-/Austritt/Änderungen inkl. dokumentierter Bearbeitung sensibler Personalsachverhalte</li><li>Vertrags-, Immobilien-, IT- und Infrastrukturthemen: Verwaltung der Zukunftswerkverträge inkl. Fristen- und Terminkontrolle; Koordination von Dienstleistern/Maklern; Mitwirkung bei IT-Beschaffung und technischen Rollen-/Rechteanforderungen; Projektsteuerung bei baulichen Maßnahmen</li><li>Compliance, Prozess- & Qualitätsmanagement sowie interne Steuerung: Dokumentation und Maßnahmenverfolgung in Arbeitssicherheit/Gesundheitsschutz; Umsetzung von Datenschutz/Datensicherheit inkl. Protokollierung und Trainingsnachverfolgung; Prozesssteuerung/-optimierung und QM-Dokumentation inkl. Prüfungsunterlagen; Schnittstellen- und Informationsmanagement zur Zentrale „Administration & Services“ sowie Organisation und Durchführung der Leitungskonferenz </li></ul> Qualifikationen Womit punktest du bei uns? <ul><li>Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Verwaltungsmanagement oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung </li><li>Mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, idealerweise mit Fokus auf Prozessmanagement einschließlich Digitalisierung</li><li>Sehr gutes Zahlenverständnis und erste Erfahrung im Bereich Controlling, Reporting, Forecast/Wirtschaftsplanung</li><li>Buchhalterische Sicherheit in Rechnungsprüfung, Kontierung und strukturierter Beleglogik</li><li>Hohe Verlässlichkeit im Fristen- und Terminmanagement (Verträge, Abgaben, Nachweise, Wiedervorlagen)</li><li>Gutes Verständnis für Compliance-Anforderungen (Datenschutz/Datensicherheit, Arbeitsschutz, Standards) und konsequente Nachverfolgung</li><li>Starke Schnittstellen- und Kommunikationsfähigkeit zwischen Teams, Zukunftswerksleitung und Zentrale „Administration & Services“</li><li>Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise</li><li>Mobilität</li></ul>Wir bitten um einen Nachweis der entsprechenden Qualifikation. Nutze auf unserer Karriereseite das Dokumentenfeld „Andere“. Benefits Das bieten wir dir! <ul><li style="font-family:Verdana, Geneva, sans-serif;font-size:14px;">Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung (nach 6-monatiger Betriebszugehörigkeit) sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen</li><li style="font-family:Verdana, Geneva, sans-serif;font-size:14px;">31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an einem Brauchtumstag (z.B. Rosenmontag)</li><li style="font-family:Verdana, Geneva, sans-serif;font-size:14px;">Betriebliche Altersvorsorge</li><li style="font-family:Verdana, Geneva, sans-serif;font-size:14px;">Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket</li><li style="font-family:Verdana, Geneva, sans-serif;font-size:14px;">Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass</li><li style="font-family:Verdana, Geneva, sans-serif;font-size:14px;">Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung</li></ul> Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Verwaltungsreferent*in (m/w/d) Zukunftswerk Leverkusen @ kbw-koeln

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