About this role
Aufgaben <strong>Mit Leidenschaft und Verantwortung unsere Zukunft gestalten!</strong><br> <br><strong>Dein Impact für unser Zukunftswerk Köln</strong><br>Als Verwaltungsreferent*in (m/w/d) übernimmst du eine wichtige Rolle in unserem Zukunftswerk: Du hältst Finanzen, Personal, Verträge und Infrastruktur im Blick – und sorgst gemeinsam mit der Zukunftswerksleitung dafür, dass Prozesse, Compliance und interne Zusammenarbeit auf Top-Niveau laufen.<br> <br><strong>Starttermin:</strong> ab sofort<br><strong>Arbeitsort:</strong> Köln<br><strong>Arbeitszeitmodell:</strong> Vollzeit mit 39 Stunden in der Woche Vertragsdetails <strong>Was sind deine Aufgaben?</strong><br><ul><li>Unterstützung bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen, Forecast und Kalkulationen inkl. Mitwirkung an regelmäßigen Reporting</li><li>Erhebung von Soll-Ist-Daten, Analyse von Abweichungen und Fluktuation, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Abstimmung mit Controlling und Zukunftswerksleitung</li><li>Prüfung eingehender Rechnungen, Klärung mit Dienstleistern, Kontierung sowie fristgerechte Belegweiterleitung und Klärung offener Posten</li><li>Ordnungsgemäße Führung der Barkasse, Belegsammlung sowie Sicherstellung fristgerechter und qualitativ hochwertiger Kassenabgaben</li><li>Stepnova-Reporting inkl. Kommentierung und Abweichungsanalyse, Mitwirkung bei Ausschreibungen/Vergaben inkl. Konzeptentwicklung sowie Erstellung/ Bearbeitung von Abrechnungsunterlagen</li><li>Teilnahme an Gesprächen, Aufbereitung von Bewerbungen/Gesprächsergebnissen für Entscheidungen; Weitergabe von Vertragsdaten an die Personalabteilung, Pflege der Personalakten und Meldungen zu Ein-/Austritt/Änderungen inkl. dokumentierter Bearbeitung sensibler Personalsachverhalte</li><li>Verwaltung der Zukunftswerkverträge inkl. Fristen- und Terminkontrolle; Koordination von Dienstleistern/Maklern; Mitwirkung bei IT-Beschaffung und technischen Rollen-/Rechteanforderungen; Projektsteuerung bei baulichen Maßnahmen</li><li>Dokumentation und Maßnahmenverfolgung in Arbeitssicherheit/Gesundheitsschutz; Umsetzung von Datenschutz/ Datensicherheit inkl. Protokollierung und Trainingsnachverfolgung; Prozesssteuerung/-optimierung und QM-Dokumentation inkl. Prüfungsunterlagen; Schnittstellen- und Informationsmanagement zur Zentrale sowie Organisation und Durchführung der Leitungskonferenz</li></ul> Qualifikationen <strong>Womit punktest du bei uns?</strong><br><ul><li>Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Berufserfahrung in relevanten Tätigkeiten des Verwaltungsmanagements</li><li>Sehr gutes Zahlenverständnis </li><li>Erste Erfahrung im Bereich Controlling, Reporting und Wirtschaftsplanung sind von Vorteil</li><li>Kenntnisse in Buchhaltungsprozessen</li><li>Hohe Verlässlichkeit im Fristen- und Terminmanagement</li><li>Gutes Verständnis für Datenschutz/Datensicherheit, Arbeitsschutz und konsequente Nachverfolgung</li><li>Starke Kommunikationsfähigkeit</li><li>Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise</li><li>Mobilität sowie gute MS Office-Kenntnisse (Excel, Word, Power Point)</li><li>Erste Kenntnisse in den Bereichen Offene Ganztagsschule, Inklusionsbegleitung, Übermittagsbetreuung oder im Bereich der Arbeitsmarktdienstleistungen sind von Vorteil</li><li>Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung</li></ul> <br>Wir bitten um einen Nachweis bei entsprechenden Qualifikationen. Nutze auf unserer Karriereseite das Dokumentenfeld „Andere“. Benefits <strong>Das bieten wir dir!</strong><br><ul><li>Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen</li><li>31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tagen-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an Rosenmontag</li><li>Betriebliche Altersvorsorge</li><li>Möglichkeit zum Erwerb eines vergünstigten Deutschlandticket als Jobticket</li><li>Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass sowie zum Jobrad</li><li>Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung</li></ul><strong>Wir freuen uns auf deine Bewerbung!</strong><br> <br>Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.