About this role
Job Description: ¡En dentsu estamos en búsqueda de un Asistente Administrativo/Recepcionista en Medellín! Formación y experiencia Técnico o tecnólogo en Administración, Gestión Administrativa, Secretariado, Talento Humano, Contabilidad y/o carreras afines, con mínimo 1 año de experiencia en cargos administrativos o de asistencia a áreas corporativas. Deseable experiencia en empresas de servicios, multinacionales o ambientes corporativos y manejo de procesos administrativos, proveedores, facturación, gestión documental y logística empresarial. Conocimientos en herramientas ofimáticas, especialmente Excel básico/intermedio, Microsoft Office, correo electrónico y plataformas digitales de gestión. Deseable nivel básico de inglés.
Propósito del cargo Brindar soporte integral a la gestión administrativa de la organización, asegurando la adecuada ejecución, seguimiento y control de los procesos administrativos, logísticos y documentales, facilitando la operación de los equipos y contribuyendo al adecuado funcionamiento de las oficinas y servicios corporativos.
Responsabilidades 1. Gestión administrativa y documental
• Recopilar, validar y organizar la documentación requerida para la elaboración de contratos con clientes y participación en procesos de licitación. • Apoyar la preparación y actualización de documentos administrativos y corporativos requeridos por clientes, proveedores y áreas internas. • Mantener organizada y actualizada la documentación física y digital de la compañía, garantizando su adecuada clasificación, disponibilidad y trazabilidad. • Gestionar el archivo de contratos, facturas, órdenes de compra, cotizaciones, recibos, reportes, comunicaciones y demás documentos administrativos. • Dar seguimiento a documentos pendientes de firma, aprobación o entrega, alertando oportunamente sobre vencimientos o retrasos. • Apoyar la elaboración y actualización de bases de datos, controles y reportes administrativos. 2. Gestión de facturas y proveedores
• Recibir, revisar y direccionar las facturas a las áreas responsables para su validación y aprobación. • Realizar seguimiento al estado de las facturas y gestionar oportunamente las inconsistencias o documentos pendientes. • Solicitar y consolidar cotizaciones de bienes y servicios requeridos por la organización. • Apoyar la elaboración y coordinación de propuestas con proveedores, verificando condiciones comerciales, tiempos de entrega y documentación requerida. • Mantener actualizada la información y documentación de proveedores. • Dar seguimiento a órdenes de compra, servicios contratados y compromisos administrativos con proveedores. • Apoyar la identificación de oportunidades de eficiencia y optimización del gasto administrativo. 3. Servicios generales y administración de oficina
• Coordinar el adecuado funcionamiento de las oficinas y los servicios administrativos requeridos para la operación. • Coordinar y hacer seguimiento a mantenimientos preventivos y correctivos de equipos, mobiliario e instalaciones. • Gestionar los requerimientos relacionados con aseo, cafetería, papelería, suministros y demás elementos necesarios para la operación. • Controlar los niveles de inventario de insumos administrativos y gestionar oportunamente los pedidos. • Llevar controles básicos sobre consumos, pedidos, mantenimientos y servicios administrativos. • Gestionar el calendario y reserva de salas, asegurando su disponibilidad y adecuado uso. • Coordinar las atenciones y requerimientos logísticos para reuniones internas, reuniones con clientes y actividades corporativas. • Coordinar el ingreso de visitantes, proveedores y domiciliarios autorizados, de acuerdo con los protocolos establecidos. 4. Viajes y logística corporativa
• Gestionar y coordinar los requerimientos de viajes corporativos de ejecutivos y colaboradores, incluyendo tiquetes, hoteles, traslados terrestres y demás servicios asociados. • Coordinar itinerarios y reservas de acuerdo con las políticas corporativas y requerimientos de los viajeros. • Mantener control y trazabilidad sobre las reservas y gastos asociados a los viajes. • Atender cambios, cancelaciones y contingencias relacionadas con la logística de viajes. 5. Atención y comunicaciones
• Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia interna y externa. • Recibir y direccionar oportunamente solicitudes de clientes, proveedores, colaboradores y visitantes hacia las áreas correspondientes. • Apoyar la coordinación de reuniones, agendas y actividades administrativas de los equipos que lo requieran. • Mantener una comunicación oportuna con las diferentes áreas para asegurar el seguimiento de los requerimientos administrativos. 6. Control y seguimiento administrativo
• Mantener actualizados los controles administrativos definidos por la compañía. • Realizar seguimiento a solicitudes, compras, servicios, mantenimientos, proveedores, documentación y demás compromisos bajo su responsabilidad. • Identificar oportunamente situaciones que puedan afectar la operación y escalarlas al responsable correspondiente. • Proponer mejoras a los procesos administrativos que permitan reducir reprocesos, mejorar tiempos de respuesta y fortalecer los controles. • Apoyar la implementación y cumplimiento de políticas, procedimientos y lineamientos corporativos relacionados con la gestión administrativa. • Preparar reportes básicos de gestión administrativa cuando sean requeridos.
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Location: Medellín Brand: Dentsu Time Type: Full time Contract Type: Permanent