About this role
Wir suchen eine erfahrene, zuverlässige, verantwortungsbewusste und selbstständig arbeitende Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter für unsere Buchhaltung. Gesucht wird eine Person, die nicht nur Rechnungen erstellt, sondern die buchhalterischen und kaufmännischen Abläufe unseres Transport- und Logistikunternehmens eigenständig organisiert, überwacht und zuverlässig bearbeitet. 1. Ausgangsrechnungen und Debitorenbuchhaltung Erstellung und Versand von Kundenrechnungen auf Grundlage der abgeschlossenen Transportaufträge. Kontrolle der vereinbarten Frachtraten, Zuschläge und Zahlungsbedingungen. Prüfung der Transportnachweise, Lieferscheine, CMR-Frachtbriefe und sonstigen abrechnungsrelevanten Unterlagen. Sicherstellung einer vollständigen und zeitnahen Rechnungsstellung. Prüfung der korrekten Rechnungsanschriften, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und steuerlichen Rechnungsangaben. Überwachung der offenen Kundenforderungen. Zuordnung eingehender Kundenzahlungen zu den entsprechenden Rechnungen. Klärung von Zahlungsdifferenzen, Teilzahlungen und unberechtigten Abzügen. Regelmäßige Abstimmung der Debitorenkonten. Erstellung und Pflege aktueller Offene-Posten-Listen. 1. Mahnwesen und Forderungsmanagement Tägliche Überwachung fälliger und überfälliger Kundenforderungen. Selbstständige Durchführung des kaufmännischen Mahnwesens. Erstellung und Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Telefonische und schriftliche Kontaktaufnahme mit säumigen Kunden. Nachverfolgung zugesagter Zahlungstermine. Berechnung und Geltendmachung von Verzugszinsen und gesetzlich zulässigen Verzugskosten. Vorbereitung und Dokumentation von Forderungen für Inkassounternehmen, Rechtsanwälte oder gerichtliche Mahnverfahren. Zusammenstellung der erforderlichen Nachweise wie Transportaufträge, Rechnungen, CMR, Lieferscheine und Schriftverkehr. Überwachung offener Forderungen bis zum Zahlungseingang oder bis zur Übergabe an die zuständige Stelle. Regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsführung über kritische Außenstände. Wichtig: Keine offene Forderung darf aufgrund mangelnder Kontrolle oder fehlender Nachverfolgung unbeachtet bleiben. 1. Eingangsrechnungen und Kreditorenbuchhaltung Annahme, Erfassung und Prüfung sämtlicher Eingangsrechnungen. Kontrolle von Rechnungen der Subunternehmer, Frachtführer und Lieferanten. Abgleich der Eingangsrechnungen mit Transportaufträgen, Preisvereinbarungen und Leistungsnachweisen. Prüfung von Mautkosten, Wartezeiten, Nebenkosten und sonstigen Zuschlägen. Kontrolle der rechnerischen und formellen Richtigkeit. Klärung fehlerhafter oder unberechtigter Rechnungspositionen. Einholung erforderlicher Rechnungskorrekturen und Gutschriften. Überwachung der Zahlungsfristen. Vorbereitung der Lieferantenzahlungen nach Freigabe durch die Geschäftsführung. Abstimmung der Kreditorenkonten und offenen Verbindlichkeiten. 1. Bankbuchhaltung und Zahlungsverkehr Tägliche Kontrolle der Geschäftskonten und Bankbewegungen. Erfassung und Zuordnung aller Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge. Abstimmung der Bankkonten mit den Buchhaltungsunterlagen. Vorbereitung von Überweisungen und Zahlungsläufen. Kontrolle von Lastschriften und wiederkehrenden Zahlungen. Überwachung von Rücklastschriften und ungeklärten Bankbuchungen. Führung einer aktuellen Übersicht über offene Zahlungsverpflichtungen. Unterstützung bei der kurzfristigen Liquiditätsplanung. Unverzügliche Information der Geschäftsführung bei ungewöhnlichen Abbuchungen, drohenden Zahlungsengpässen oder kritischen Zahlungsrückständen. 1. DATEV, Steuerberater und Finanzbuchhaltung 2. Vorbereitung und laufende Pflege der Buchhaltungsunterlagen für DATEV bzw. die eingesetzte Buchhaltungssoftware. Ordnungsgemäße Erfassung und Zuordnung aller Geschäftsvorfälle im Rahmen der übertragenen Befugnisse. Digitale Erfassung, Prüfung und Ablage sämtlicher Buchungsbelege. Vollständige und fristgerechte Bereitstellung der Unterlagen für den Steuerberater. Regelmäßige Abstimmung mit der Steuerkanzlei. Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlussarbeiten. Vorbereitung der Unterlagen für die Umsatzsteuervoranmeldungen. Kontrolle der Vollständigkeit steuerlich relevanter Dokumente. Unterstützung bei der Klärung von Rückfragen des Finanzamtes und des Steuerberaters. Beachtung der GoBD sowie der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Steuerliche Bewertungen und die Erstellung gesetzlich vorgeschriebener Abschlüsse erfolgen entsprechend den Zuständigkeiten in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. 1. Speditionsspezifische Buchhaltung Kontrolle der wirtschaftlichen Abrechnung einzelner Transportaufträge. Abgleich zwischen vereinbarten Kundenfrachten und Kosten der eingesetzten Subunternehmer. Prüfung von Zusatzkosten wie Standgeld, Wartezeiten, Maut, Sonderfahrten und weiteren Transportnebenkosten. Überwachung der Abrechnung von nationalen und internationalen Transportleistungen. Prüfung der umsatzsteuerlichen Behandlung grenzüberschreitender Transportleistungen in Abstimmung mit dem Steuerberater. Erfassung und Kontrolle von Transportreklamationen, Gutschriften und Rechnungskürzungen. Enge Zusammenarbeit mit der Disposition zur Klärung fehlender Transportdokumente. Kontrolle, ob sämtliche abgeschlossenen Transportaufträge vollständig abgerechnet wurden. Erstellung von Auswertungen über Umsätze, Kosten und offene Forderungen. 1. Dokumentation und Büroorganisation Strukturierte digitale und gegebenenfalls papiergebundene Ablage sämtlicher Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen. Sicherstellung der vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation. Eigenständige Organisation des täglichen Arbeitsablaufs. Kontrolle wichtiger Termine, Fristen und Wiedervorlagen. Bearbeitung des buchhaltungsbezogenen E-Mail-Verkehrs. Pflege der Kunden- und Lieferantenstammdaten. Vertraulicher Umgang mit Geschäfts-, Kunden-, Bank- und Personaldaten. Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Frühzeitige Erkennung von Unstimmigkeiten und selbstständige Einleitung der erforderlichen Klärung. 1. Personalbezogene Abrechnungsunterlagen Erfassung und Vorbereitung von Arbeitszeitnachweisen, Urlaub, Krankheit und sonstigen abrechnungsrelevanten Informationen. Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Weitergabe der Unterlagen an den zuständigen Steuerberater oder die Lohnbuchhaltung. Kontrolle der Vollständigkeit der Personalabrechnungsunterlagen. Klärung von Differenzen in Abstimmung mit der Geschäftsführung. 1. Regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsführung Die Buchhaltung erstellt regelmäßig folgende Übersichten: Täglich Aktuelle Zahlungseingänge. Fällige und überfällige Kundenforderungen. Anstehende wichtige Zahlungen. Ungeklärte Buchungen und Zahlungsdifferenzen. Wöchentlich Offene-Posten-Liste der Kunden. Übersicht der überfälligen Rechnungen und Mahnmaßnahmen. Übersicht offener Lieferantenrechnungen. Zusammenstellung wichtiger Liquiditätsinformationen. Monatlich Umsatzübersicht. Kostenübersicht. Entwicklung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Zusammenstellung der Buchhaltungsunterlagen für den Steuerberater. Übersicht besonderer finanzieller Risiken und ungeklärter Sachverhalte. 1. Fachliche Anforderungen Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Steuerfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Kaufmann/-frau für Spedition und Logistikdienstleistung mit Erfahrung im Rechnungswesen. Mehrjährige praktische Erfahrung in der Buchhaltung. Gute Kenntnisse in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook. Erfahrung mit DATEV oder vergleichbarer Buchhaltungssoftware. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Grundkenntnisse im Umsatzsteuerrecht und in der kaufmännischen Rechnungsprüfung. Erfahrung in einer Spedition oder einem Logistikunternehmen ist besonders erwünscht. 1. Persönliche Anforderungen Wir erwarten insbesondere: Absolute Zuverlässigkeit und Ehrlichkeit. Selbstständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten. Sehr sorgfältigen Umgang mit Zahlen und Dokumenten. Organisationsfähigkeit und strukturiertes Denken. Eigeninitiative und vorausschauendes Handeln. Termintreue und konsequente Nachverfolgung offener Vorgänge. Diskretion und Vertrauenswürdigkeit. Fähigkeit, Fehler und Unstimmigkeiten eigenständig zu erkennen. Lösungsorientierte Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. Bereitschaft, Verantwortung für den eigenen Aufgabenbereich zu übernehmen.