About this role
- Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft der Institutsdirektion - Administrative Aufgaben im Rahmen der Krankenversorgung und im Bereich Forschung und Lehre: Bearbeitung von Personalmaßnahmen wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Mitarbeiter sowie die Kontrolle von Drittmittelkonten - Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen - Mitarbeit, eigenständige Koordination oder Übernahme von internen und abteilungsübergreifenden Projekten des Instituts - Vorbereitung und Unterstützung bei der Planung von Lehrveranstaltungen, Koordination klinikinterner Fort- und Weiterbildungen - Allgemeine Sekretariatsaufgaben, selbstständige Erledigung der Korrespondenzen (Telefonannahme, Büroorganisation, Terminplanung, schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache) - Unterstützung bei der Erstellung von Arztbriefen, Zeugnissen sowie Schreiben nach Diktat - Bestellwesen und Rechnungserstellung - Eine abgeschlossene Ausbildung im Gesundheitssektor, vorzugsweise im Krankenhaus, ist zwingend erforderlich: z.B. Medizinische*r Fachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen oder eine mehrjährige Tätigkeit in vergleichbarer Stellung - Eine selbständige, sorgfältige sowie strukturierte Arbeitsweise, ein loyales Verhalten und eine hohe Leistungsbereitschaft sowie Diskretion - Souveränität und Verbindlichkeit im persönlichen Kontakt und am Telefon - Dienstleistungsorientiertes Handeln und diplomatisches Geschick - freundliches Auftreten, ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent - Formulierungssicherheit, gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse der deutschen Sprache sowie gute Englischkenntnisse - sicherer Umgang in moderner Datenverarbeitung (MS Office, MS Outlook, ORBIS-MED) - Flexibilität und Belastbarkeit - Freude an eigenständigem und verantwortungsvollem Arbeiten