About this role
L'UDAF de l'Ardèche recherche pour son siège social situé à Privas, un(e) SECRETAIRE STANDARDISTE (H/F) EN CDD de 1 mois - 35 H/SEM. RENOUVELLABLE
Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des usagers, visiteurs et partenaires, ainsi que différentes missions administratives nécessaires au bon fonctionnement du service.
Vos missions : - Accueil et relation avec les usagers - Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, partenaires et usagers ; - Écouter les demandes, recueillir les informations nécessaires et reformuler les besoins ; - Orienter les interlocuteurs vers le professionnel ou le service compétent ; - Transmettre les informations aux personnes concernées, notamment par courriel ; - Identifier les priorités et évaluer le degré d'urgence des demandes ; - Participer à la gestion des situations difficiles ou conflictuelles avec les usagers ; - Assurer une communication adaptée avec l'ensemble des publics accompagnés. - Gestion administrative et documentaire - Réceptionner et traiter les courriers administratifs liés de tous les services ; - Numériser et enregistrer les courriers et ordonnances judiciaires ; - Classer et archiver les documents selon les procédures en vigueur ; - Assurer la gestion et le suivi de la messagerie ; - Effectuer différents travaux administratifs ; - Saisir et mettre en forme des documents ; - Planifier et organiser des rendez-vous ; - Utiliser les outils bureautiques et les outils collaboratifs de l'établissement. - Contribuer à la bonne circulation des informations au sein de l'équipe ; - Développer une bonne connaissance de l'environnement institutionnel, des acteurs et des partenaires ; - Respecter les procédures internes et les règles de confidentialité liées aux missions.
Compétences recherchées : - Expérience confirmée dans l'accueil, le secrétariat ou l'assistance administrative ; - Maîtrise de l'accueil téléphonique et physique ; - Capacité à identifier et orienter les demandes vers le bon interlocuteur ; - Maîtrise de la gestion administrative du courrier ; - Capacité à classer, numériser et archiver des documents ; - Bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques ; - Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à hiérarchiser les priorités ; - Aisance relationnelle et qualités rédactionnelles.
Nous recherchons une personne : - Autonome et organisée ; - Rigoureuse, méthodique et réactive; - Dotée d'un bon sens de la communication et de l'écoute ; - À l'aise dans les relations avec des publics variés ; - Capable de faire preuve de discrétion et de confidentialité ; - Sachant faire face à des situations parfois complexes avec calme et professionnalisme. Formation Bac professionnel Secrétariat / Bac professionnel AGOrA (Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités), ou formation équivalente.
Expérience : - 2 ans minimum dans le domaine du secrétariat, de l'accueil ou de l'assistance administrative.
Conditions du poste : - CDD de 1 mois, renouvelable - Temps plein : 35 heures par semaine - Lieu de travail : Privas - Prise de poste : dès que possible - Rémunération : selon les dispositions conventionnelles applicables, avec reprise de l'ancienneté et de l'expérience selon les modalités prévues par la convention collective. - Convention collective : CCN 66 - Convention Collective Nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 15 mars 1966.