About this role
Il datore di lavoro è alla ricerca di un/a:
Assistente esecutivo/a, Ufficio del Presidente (professione segnalata)
Mansioni: - gestione delle agende, delle riunioni e degli appuntamenti - coordinare viaggi nazionali e internazionali, inclusi itinerari, alloggi, visti ove richiesti, rimborsi e relativa logistica - supportare progetti speciali e svolgere altre mansioni coerenti con le responsabilità dell'Ufficio del Presidente e con la missione dell'istituzione - redigere, rivedere, formattare e distribuire corrispondenza, rapporti, presentazioni e altri documenti esecutivi in inglese e in italiano - supportare gli eventi della Presidenza e di Advancement coordinando inviti, registrazioni, sedi, catering, viaggi, esigenze audiovisive e materiali dell'evento - mantenere gli archivi dei rapporti istituzionali, della documentazione di supporto e dei registri storici - collaborare alla raccolta e all'organizzazione dei dati istituzionali provenienti dalle unità accademiche e amministrative - accogliere i visitatori, rispondere e indirizzare le chiamate telefoniche dell'Ufficio del Presidente - monitorare progetti, richieste, scadenze e azioni da svolgere per conto dell'Ufficio del Presidente, assicurando un follow-up tempestivo con gli uffici interessati
Requisiti: - persona con solide competenze amministrative, buon giudizio, discrezione e un approccio orientato al servizio - apprendistato commerciale (AFC/EFZ), formazione professionale superiore, laurea o preparazione professionale equivalente - almeno tre anni di esperienza amministrativa o di supporto esecutivo con responsabilità progressivamente crescenti, preferibilmente a supporto della leadership senior - eccellenti capacità organizzative, di pianificazione e di coordinamento di progetti e processi, con comprovata capacità di gestire più progetti, scadenze e interlocutori in un ambiente dinamico - eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale sia in inglese sia in italiano - capacità di esercitare buon giudizio, mantenere la massima riservatezza e gestire informazioni sensibili con discrezione - solide capacità interpersonali e approccio professionale e orientato al servizio nei rapporti con colleghi, trustee, visitatori e interlocutori esterni - ottima conoscenza di Microsoft 365 e delle comuni tecnologie d'ufficio - capacità di lavorare in autonomia, prendere iniziativa, risolvere problemi e adattarsi al mutare delle priorità
Esperienze preferenziali: - esperienza in ambito universitario, nonprofit o in organizzazioni internazionali - esperienza a supporto della leadership esecutiva e/o di organi di governance - esperienza nel coordinamento di eventi istituzionali o per donatori - familiarità con CRM, sistemi per survey o sistemi informativi istituzionali (ad es. Slate, Qualtrics o piattaforme analoghe), insieme a una buona padronanza di Excel e di altri strumenti di reporting - esperienza a supporto di iniziative di accreditamento, assessment o institutional effectiveness
Dettagli impiego: - sede di lavoro Sorengo - occupazione 50-70% - inizio da subito, a tempo indetermianto - retribuzione salariale da concordare