About this role
Tu día a día
Bajo la supervisión del Director de Facilities y del Manager de Mantenimiento, darás soporte administrativo al departamento, asegurando la correcta gestión, seguimiento y cierre de los pedidos y su correspondiente documentación. Tus principales responsabilidades serán:
Generar y tramitar las órdenes de pedido del departamento de Mantenimiento de acuerdo con las necesidades identificadas y los procedimientos internos del hotel.
Realizar el seguimiento de los pedidos desde su creación hasta su entrega, manteniendo una comunicación fluida con proveedores y con el equipo interno.
Verificar el estado de los pedidos, fechas previstas de entrega y posibles incidencias, realizando el seguimiento necesario hasta su completa resolución.
Coordinar con los proveedores y departamentos implicados para asegurar que los materiales y servicios solicitados sean recibidos correctamente.
Registrar y actualizar la información de los pedidos en el sistema Adaco, asegurando que las recepciones queden correctamente registradas y finalizadas.
Mantener organizada y actualizada la documentación asociada a cada pedido, incluyendo presupuestos, órdenes de compra, albaranes y cualquier otra documentación necesaria, de acuerdo con el sistema de archivo interno del departamento.
Comprobar que cada pedido quede completamente cerrado, tanto a nivel documental como administrativo, evitando pedidos pendientes o documentación sin registrar.
Mantener actualizados los registros internos relacionados con pedidos, proveedores y compras del departamento.
Dar soporte en la preparación de informes y listados de seguimiento, facilitando al equipo una visión actualizada del estado de los pedidos pendientes y finalizados.
Colaborar en la mejora y organización de los procesos administrativos internos del departamento, especialmente en lo relacionado con el control y trazabilidad de los pedidos.
¿Qué esperamos de ti?
Estar cursando un grado o master y poder formalizar un convenio de prácticas con tu centro de estudios.
Disponibilidad para realizar unas prácticas de preferentemente 6 meses.
Buen manejo de Microsoft Office.
Persona organizada, con atención al detalle y habilidades de comunicación.
Actitud positiva, proactiva y ganas de aprender.
Valorable nivel de inglés.
Capacidad para adaptarte a un entorno dinámico y colaborar con distintos equipos.
¿Qué puedes esperar de nosotros?
La oportunidad de unirte a un grupo internacional innovador y de rápido crecimiento que está comprometido no solo con crear nuevos hoteles sino también en crear una marca global.
La oportunidad de desafiar la norma y trabajar en un entorno creativo y gratificante.
Formar parte de un equipo apasionado por crear experiencias increíbles y explorar nuevos sitios siempre que hay oportunidad.