About this role
Een compacte interim-opdracht met een verrassend breed takenpakket Voor een kleinschalige en maatschappelijk betrokken organisatie in Amsterdam Centrum zoeken wij per direct een ervaren, parttime Interim Office Manager voor 8 tot 16 uur per week. In deze veelzijdige opdracht zorg jij ervoor dat de organisatie achter de schermen soepel blijft draaien. Je ondersteunt de directeur en het bestuur en bent verantwoordelijk voor een combinatie van secretariaat, kantoororganisatie, financiële administratie en administratieve processen. Omdat de organisatie klein is, is jouw bijdrage direct zichtbaar. Je werkt grotendeels zelfstandig, houdt overzicht en ziet wat er nodig is. Geen uitgebreid team waarin werkzaamheden over verschillende functies zijn verdeeld, maar juist een brede rol waarin jouw ervaring goed van pas komt. De opdracht duurt in eerste instantie 3 maanden, met een optie tot verlenging. Wat ga je doen? Als Interim Office Manager krijg je een breed pakket aan verantwoordelijkheden. Je bent het organisatorische en administratieve aanspreekpunt binnen de organisatie en zorgt ervoor dat werkzaamheden zorgvuldig worden uitgevoerd en opgevolgd. Secretariaat en kantoororganisatie • Beheren van inkomende en uitgaande correspondentie en e-mail; • Beantwoorden en afhandelen van telefoongesprekken; • Beheren en bijhouden van het deels digitale archief; • Bewaken van administratieve en organisatorische processen; • Onderhouden van contact met leveranciers; • Regelen van praktische zaken rondom kantoor, vergaderingen en voorraad; • Ondersteunen bij het beheer en actualiseren van de website via een CMS. Ondersteuning van bestuur en directeur • Plannen en voorbereiden van vergaderingen; • Voorbereiden en verspreiden van vergaderstukken; • Voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen; • Bewaken van actiepunten en afspraken; • Ondersteunen van het bestuur en verschillende commissies; • Bieden van organisatorische en administratieve ondersteuning aan de directeur