About this role
Rattaché(e) au service opérationnel et intégré(e) à l’équipe basée au siège parisien, vous bénéficierez d’une formation à nos produits et à nos méthodes avant de prendre en charge les missions suivantes : Gestion administrative des commandes - Assurer le traitement administratif et financier des commandes clients - Enregistrement et suivi des commandes, - Vérification des conditions commerciales et des modalités de paiement, - Emission et transmission des accusés de réception, - Facturation et gestion des acomptes lorsque nécessaire. Gestion documentaire et contractuelle - Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs et contractuels. - Assurer la gestion administrative des marchés publics. - Gérer les opérations liées aux crédits documentaires (lettres de crédit). Coordination logistique : - Émettre et transmettre les bons de préparation à l’usine pour les pièces en stock. - Communiquer les informations de livraison au transporteur pour les expéditions. - Assurer le suivi des livraisons export avec les transporteurs et transitaires. - Gérer et contrôler les documents logistiques liés aux expéditions. Suivi administratif, financier et RH : - Assurer le suivi administratif de la facturation, des règlements clients et des relances en coordination avec les services financiers du Groupe. - Participer au suivi des tableaux de bord administratifs et financiers de l’activité. - Assurer l’interface administrative avec le siège pour les sujets comptables, financiers et ressources humaines. - Participer au suivi administratif du personnel : congés, absences, éléments variables de paie, dossiers administratifs. - Contribuer à l’amélioration des procédures administratives et des outils de gestion. Suivi et reporting : - Mettre à jour les outils de suivi des commandes, de la facturation et des expéditions. - Assurer un reporting régulier auprès de la hiérarchie. - Participer à la gestion des litiges administratifs, logistiques et de facturation. - Formation Bac +2 minimum (Gestion PME/PMI, Commerce International, Administration des Ventes, Gestion Administrative ou équivalent). - Expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire, idéalement dans un environnement industriel ou international. - Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Excel, Word, ERP, CRM). - Une connaissance des processus comptables et administratifs constitue un réel atout. - Rigueur, sens de l’organisation et autonomie. - Polyvalence et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle. - Bon relationnel et capacité à travailler en équipe. - Excellentes qualités rédactionnelles et orthographe soignée. - La maîtrise de l’anglais professionnel, à l’écrit comme à l’oral, est indispensable pour ce poste. - La pratique de l’espagnol ou de toute autre langue étrangère constitue un atout supplémentaire.