About this role
L’UCLouvain Saint-Louis Bruxelles recrute un·e Gestionnaire administratif.ve au Service des relations internationales (F/H/X) Référence du poste : SF 38833 Publication interne et externe jusqu'au 4/10/2026 Pour le Service des relations internationales Site principal : Bruxelles (Bruxelles) Contrat à temps partiel (15%) pour une durée déterminée Entrée en fonction : 01/10/2026 Contexte / Mission Le gestionnaire administratif ou la gestionnaire administrative fait partie intégrante du Service des relations internationales. Il ou elle répond hiérarchiquement et fonctionnellement à la directrice du Service des relations internationales. Missions : Le.la gestionnaire adminsitratif·ve au Service des relations internationales est chargé·e de : La gestion des séjours des boursiers qui viennent sur le campus Saint-Louis dans le cadre des projets de coopération académique au développement, c’est-à-dire des étudiant·e·s et doctorant.e.s qui rejoignent l’UCLouvain Saint-Louis – Bruxelles dans le cadre d’un programme financé par la coopération belge au développement (de type Coopération internationale de l’ARES) : préparation de l’accueil, accueil physique et suivi post-arrivée en Belgique suivi administratif et financier des programmes de mobilité. L’organisation logistique des missions Nord-Sud et Sud-Nord qui se déroulent dans le cadre de projets de coopération académique au développement. La facilitation entre les différents services/interlocuteurs et prise en charge des diverses demandes (en provenance des enseignant.e.s, de l’ARES, des boursier.ères, etc) Fonction Le.la gestionnaire adminsitratif.ve assume les tâches et responsabilités suivantes : Gérer les séjours des boursiers en bonne coordination avec l’équipe d’accueil de l’ADRI (UCLouvain) : prise de contacts, réservation des logements, des billets d’avion, des taxis, etc. établir les contrats de bourse préparer et mettre à jour les guides d’accueil préparer les kits d’accueil (welcome packs) support quant aux démarches administratives à entreprendre en Belgique (ouverture d’un compte bancaire, inscription à la commune, assurance soins de santé) collecte des rapports de séjour classement des dossiers Inscription des boursiers dans la base de données de l’UCLouvain Gérer les aspects financiers des bourses : calcul et préparation de la bourse suivi des demandes de versement mensuelles encodage dans la plateforme Giraf des dépenses des boursiers (en collaboration avec les collègues de l’ADRI remboursement des frais de recherche suivi de la facturation des séjours Jouer le rôle de « Helpdesk » : rôle de facilitateur.trice entre les différents services/interlocuteurs & gestion des demandes diverses (enseignant·es, ARES, boursier·ères, Service logement, …) Etre un appui administratif et logistique tout au long du séjour des boursiers : Appuyer ponctuellement la personne responsable de la coopération internationale de l’UClouvain SLB sur des actions transversales Remarque : Pendant les périodes d’affluence, des prestations dépassant le temps de travail contractuel, donnant ensuite lieu à des congés complémentaires, peuvent être requises. Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité. Qualifications et aptitudes requises Diplôme requis : Diplôme de l’enseignement supérieur de type court (bachelier ou graduat). Il ne sera pas donné suite aux candidatures faisant état d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type long (master). Profil requis : Prise d’initiative, proactivité et autonomie dans le travail Facilité de communication avec tous types de publics (étudiant·e·s, collègues, professeur·e·s, universités partenaires, etc) Orienté solution Patience et calme en cas de gestion de conflits ou de problèmes Sens de l’organisation Maitrise de l’anglais est un atout Connaissance du milieu universitaire est un atout Expérience du milieu de la coopération au développement est souhaitée mais non exigée. Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération. Notre offre Contrat à durée déterminée (personnel administratif et technique) à temps partiel avec une entrée en fonction dès que possible sur notre site de Bruxelles (Bruxelles); Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ; Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ; Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ; L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ; La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien. L’UCLouvain Saint-Louis Bruxelles met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances. Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse [email protected] . Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions. Les valeurs qui sous-tendent notre politique du personnel sont visibles en suivant ce lien : Politique du personnel | UCLouvain Pour soumettre votre candidature, merci de postuler en ligne uniquement, via l'option "postuler" ci-dessous.