About this role
Specjalista/ Specjalistka ds. administracyjnych w Dziale Administracyjno-Gospodarczym. Pracodawca: Olsztyńskie Planetarium I Obserwatorium Astronomiczne. Miejsce pracy: Olsztyn, warmińsko-mazurskie. Rodzaj umowy: Umowa o pracę na czas określony. Zakres obowiązków: - kompleksowa obsługa administracyjna sekretariatu oraz zapewnienie sprawnego funkcjonowania bieżących procesów organizacyjnych instytucji, - prowadzenie korespondencji oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów i informacji, - przygotowywanie pism, umów, zestawień, raportów i innych dokumentów związanych z bieżącą działalnością instytucji, - organizacyjne wsparcie Dyrektora i Zastępcy dyrektora, w tym koordynowanie kalendarza spotkań oraz organizacja spotkań i wyjazdów służbowych, - prowadzenie i porządkowanie dokumentacji oraz zapewnienie jej właściwego archiwizowania, - realizacja zadań administracyjnych związanych ze współpracą z podmiotami zewnętrznymi, instytucjami i kontrahentami, - udział w realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem Biuletynu Informacji Publicznej oraz elektronicznych systemów komunikacji i obiegu dokumentów, - współpraca przy realizacji zadań z zakresu ochrony danych osobowych, kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem, - udział w realizacji bieżących zadań organizacyjnych i administracyjnych instytucji, zapewnienie sprawnej komunikacji z pracownikami, współpracownikami oraz podmiotami zewnętrznymi, - prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi (ZP), w tym planowanie, aktualizacja oraz obsługa dokumentacji i systemów w zakresie zamówień publicznych, - prowadzenie Centralnego Rejestru Umów (CRU) jednostki, w tym bieżąca ewidencja i aktualizacja danych dotyczących zawieranych umów. Szczegóły oferty: https://planetarium.olsztyn.pl/oferty-pracy_ Godziny pracy: 7:00-15:00. Wymagania: wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) zawód - Pozostali specjaliści do spraw administracji i rozwoju Wymagania konieczne: wykształcenie wyższe, mile widziane wykształcenie kierunkowe (m.in. związane z administracją, prawem), dobra znajomość języka angielskiego, doświadczenie w pracy administracyjnej, biurowej lub sekretarskiej, dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność samodzielnego ustalania priorytetów, umiejętność sprawnego redagowania pism, korespondencji i innych dokumentów, umiejętność pracy z dokumentacją oraz znajomość zasad prawidłowego obiegu dokumentów, dokładność, systematyczność i odpowiedzialność w realizacji powierzonych zadań, komunikatywność, wysoka kultura osobista oraz umiejętność współpracy z pracownikami i kadrą kierowniczą, umiejętność zachowania poufności i odpowiedzialnego postępowania z informacjami służbowymi. Wymagania dodatkowe: doświadczenie w pracy w instytucji kultury, administracji publicznej lub jednostce sektora finansów publicznych, znajomość zasad prowadzenia dokumentacji kancelaryjnej i archiwizacji dokumentów, znajomość elektronicznych systemów obiegu dokumentów oraz platform administracji publicznej, znajomość podstawowych zagadnień związanych z ochroną danych osobowych, doświadczenie w przygotowywaniu umów, zestawień, raportów lub dokumentacji administracyjnej.. Wynagrodzenie: od 6 000 do 6 500 PLN Umowa na czas określony z perspektywą umowy stałej. Stabilne zatrudnienie w renomowanej samorządowej instytucji kultury w ramach umowy o pracę. Możliwość rozwoju zawodowego między innymi poprzez udział w szkoleniach podnoszących kwalifikacje. Pracę w ścisłym centrum Olsztyna z dogodnym dostępem do komunikacji miejskiej. Możliwość współtworzenia nowoczesnej instytucji kultury będącej w trakcie realizacji projektu modernizacji i rozwoju. Pracę w przyjaznym i zaangażowanym zespole.