About this role
Zakres obowiązków: - kompleksowa obsługa administracyjna sekretariatu oraz zapewnienie sprawnego funkcjonowania bieżących procesów organizacyjnych instytucji, - prowadzenie korespondencji oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów i informacji, - przygotowywanie pism, umów, zestawień, raportów i innych dokumentów związanych z bieżącą działalnością instytucji, - organizacyjne wsparcie Dyrektora i Zastępcy dyrektora, w tym koordynowanie kalendarza spotkań oraz organizacja spotkań i wyjazdów służbowych, - prowadzenie i porządkowanie dokumentacji oraz zapewnienie jej właściwego archiwizowania, - realizacja zadań administracyjnych związanych ze współpracą z podmiotami zewnętrznymi, instytucjami i kontrahentami, - udział w realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem Biuletynu Informacji Publicznej oraz elektronicznych systemów komunikacji i obiegu dokumentów, - współpraca przy realizacji zadań z zakresu ochrony danych osobowych, kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem, - udział w realizacji bieżących zadań organizacyjnych i administracyjnych instytucji, zapewnienie sprawnej komunikacji z pracownikami, współpracownikami oraz podmiotami zewnętrznymi, - prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi (ZP), w tym planowanie, aktualizacja oraz obsługa dokumentacji i systemów w zakresie zamówień publicznych, - prowadzenie Centralnego Rejestru Umów (CRU) jednostki, w tym bieżąca ewidencja i aktualizacja danych dotyczących zawieranych umów. Szczegóły oferty: https://planetarium.olsztyn.pl/oferty-pracy_ Godziny pracy: 7:00-15:00 Wymagania: - wykształcenie: wyższe (w tym licencjat) - konieczne - pozostałe: Wymagania konieczne: wykształcenie wyższe, mile widziane wykształcenie kierunkowe ( m.in . związane z administracją, prawem), dobra znajomość języka angielskiego, doświadczenie w pracy administracyjnej, biurowej lub sekretarskiej, dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność samodzielnego ustalania priorytetów, umiejętność sprawnego redagowania pism, korespondencji i innych dok