About this role
**Ihre Aufgaben** * Vorausschauende Organisation und Koordination des Arbeitsalltags der Geschäftsführung * Planung, Priorisierung und laufende Pflege von Terminen, Kalendern und Zeitfenstern * Koordination der Termine des Verwaltungsrats sowie Führung der Jahres\- und Sitzungsplanung * Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats * Erstellung von Traktandenlisten, Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen und Sicherstellung einer rechtzeitigen Dokumentation * Präzise Protokollierung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats * Dokumentation und konsequente Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben, Fristen und Pendenzen * Triage und Priorisierung eingehender E\-Mails und Anfragen sowie Vorbereitung oder selbstständige Beantwortung von Korrespondenz * Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Briefings, Präsentationen, Berichten und Managementinformationen * Durchführung inhaltlicher Vorabklärungen und Recherchen zu betrieblichen, organisatorischen und strategischen Fragestellungen * Koordination und verlässliche Kommunikation mit Abteilungsleitungen, internen Fachstellen, Behörden, Auftraggebern und weiteren externen Partnern * Einholung relevanter Informationen bei internen Stakeholdern sowie strukturierte und verständliche Verdichtung für die Geschäftsführung * Unterstützung bei der Vorbereitung und Umsetzung strategischer sowie bereichsübergreifender Projekte * Übernahme eigener Koordinations\- und Verbesserungsprojekte im Auftrag der Geschäftsführung * Identifikation offener Punkte, Risiken und Entscheidungsbedarfe sowie frühzeitige Eskalation * Professionelle Ablage und Verwaltung vertraulicher Führungs\- und Verwaltungsratsunterlagen * Gezielter Einsatz von KI für Recherchen, Zusammenfassungen, Korrespondenz, Sitzungsunterlagen, Analysen und effizientere Arbeitsabläufe * Laufende Suche nach Möglichkeiten, die Geschäftsführung organisatorisch und inhaltlich zu entlasten und ihr die Konzentration auf die wesentlichen Führungsaufgaben zu ermöglichen **Ihr Profil** * Kaufmännische Ausbildung mit relevanter Weiterbildung oder Hochschulabschluss, beispielsweise in Betriebswirtschaft, Recht, Kommunikation, Public Management oder einem vergleichbaren Bereich * Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsleitung, in einem Verwaltungsratssekretariat, PMO oder einer vergleichbaren Koordinationsfunktion * Erfahrung in der Vorbereitung und Protokollierung von Geschäftsleitungs\- oder Verwaltungsratssitzungen von Vorteil * Ausgeprägtes Interesse an betrieblichen, organisatorischen und strategischen Zusammenhängen * Fähigkeit, sich rasch in neue und komplexe Themen einzuarbeiten und die entscheidenden Punkte zu erkennen * Sehr gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse sowie ein präziser, adressatengerechter Schreibstil * Hohe digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit Microsoft 365 * Fundierte praktische Erfahrung mit KI\-Anwendungen und ein reflektierter Umgang mit deren Möglichkeiten, Grenzen und Datenschutzanforderungen * Ausgeprägte Organisations\-, Priorisierungs\- und Selbstmanagementkompetenz * Vorausschauende Arbeitsweise und die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig anzustossen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen * Diskretion, Loyalität und absolute Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen * Diplomatisches Geschick und gleichzeitig die notwendige Verbindlichkeit, um Informationen und Pendenzen bei unterschiedlichen Stakeholdern einzufordern * Ruhe, Übersicht und Entscheidungsfähigkeit auch bei zahlreichen parallelen Themen und kurzfristigen Veränderungen * Dienstleistungsorientierte, pragmatische und lösungsorientierte Persönlichkeit * Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und sich abhängig vom eigenen Profil schrittweise in eine weitergehende Chief\-of\-Staff\-Funktion zu entwickeln **Warum wir?** * Eine zentrale Vertrauensfunktion in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Verwaltungsrat * Ein aussergewöhnlich breiter Einblick in strategische, operative, personelle und finanzielle Unternehmensthemen * Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung und unmittelbarer Wirkung * Die Möglichkeit, Führungs\-, Entscheidungs\- und Informationsprozesse aktiv mitzugestalten * Ein dynamisches Unternehmen in einer bedeutenden Wachstums\- und Entwicklungsphase * Eine Arbeitsumgebung, in der Digitalisierung und der verantwortungsvolle Einsatz von KI ausdrücklich gefördert werden * Eine langfristige Entwicklungsperspektive in Richtung Chief of Staff, abhängig von Erfahrung, Interesse und persönlicher Entwicklung * Eine gesellschaftlich relevante Tätigkeit an de j4id10397676a j4it0938a j4iy26a