About this role
mag 260916-MT-001 Je gaat tijdelijk het HR-projectteam versterken tijdens een omvangrijke reorganisatie in het hoger onderwijs. In deze rol zorg je voor een uiterst zorgvuldige administratieve ondersteuning in een fase waarin grote hoeveelheden personeelsinformatie worden verwerkt en formele, vertrouwelijke communicatie richting medewerkers wordt voorbereid. Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en discreet en hebt voortdurend oog voor kwaliteit, volledigheid en timing. Je bijdrage is direct van belang voor een professionele en foutloze uitvoering van een traject met grote impact op medewerkers. Je werkt met verschillende bestanden en gegevensbronnen en zorgt ervoor dat gepersonaliseerde correspondentie correct wordt voorbereid, gecontroleerd en verwerkt. Daarbij kijk je niet alleen naar de technische output, maar controleer je ook actief de onderliggende gegevens en signaleer je afwijkingen voordat communicatie wordt verzonden. Wat ga je doen - Je bereidt personeelsbrieven en overige correspondentie op medewerkerniveau administratief voor, genereert deze, controleert ze en verwerkt ze zorgvuldig. - Je voert mail merges en samenvoegbewerkingen uit waarbij je gegevens uit spreadsheets koppelt aan briefsjablonen in Microsoft Word. - Je beheert en controleert gegevensbestanden en verzendlijsten en signaleert actief ontbrekende, dubbele, afwijkende of onjuiste gegevens. - Je controleert de uitkomsten van samenvoegbewerkingen zorgvuldig en corrigeert gegevens waar nodig of stemt afwijkingen tijdig af. - Je splitst vanuit grote samengevoegde bestanden individuele medewerkersbrieven zorgvuldig op en selecteert deze correct. - Je maakt individuele correspondentie gereed voor verzending en zorgt voor een juiste administratieve verwerking en opname in de juiste personeelsdossiers. - Je controleert of de juiste medewerker aan de juiste brief en gegevens is gekoppeld. - Je bewaakt de volledigheid, uniformiteit en tijdigheid van de correspondentie. - Je administreert de voortgang..