About this role
Finalité : * Assurer l'ensemble des opérations administratives et financières liées à l'organisation des jurys VAE (70%) * Assurer les opérations administratives et financières de l'accompagnement des bénéficiaires VAE (30%) Catégorie / Statut : Contractuel de catégorie B Résidence administrative : IFPRA, Mont-Saint-Aignan Missions principales : Gestion administrative de l'organisation des jurys VAE * Établir des devis et préparer des conventions de prestations pour les frais d'inscription, les préparation jury * Renseigner des indicateurs financiers sur des tableaux de suivi * Mise à jour des dossiers candidats * Organisation du déroulement des épreuves en lien avec les corps d'inspection et DDFPT * Élaborer les convocations et ordres de mission * Établir les documents légaux d'examen selon les exigences de la DEC * Assurer le suivi de la rémunération et des frais de déplacement des intervenants (vacations) : réception et vérification des états de services faits, saisie, report dans un tableau de bord * Enregistrer les résultats de validation sur la base i-vae * Finaliser les documents présentés aux instances dirigeantes * Assurer la gestion du courrier (dossiers, envois diplômes) et l'archivage des pièces comptables * Travailler sur l'amélioration des procédures et la mise en place de la dématérialisation des documents selon la démarche qualité du DAVA Suivi financier de l'organisation des jurys VAE * Devis Conventions de prestations * Service fait et vérification des factures * Saisie des factures * Demande de paiement Suivi financier des conventions d'accompagnement en fonction des besoins du service Relations hiérarchiques : Le/la chargé-e de gestion administrative est placé-e sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'IFPRA et est rattaché. e fonctionnellement au Responsable du DAVA. Particularités fonctionnelles : En dehors des périodes d'organisation de jury, un soutien au service accompagnement est demandé. Connaissances : * Connaissance de la VAE * Notions sur la formation continue et l'organisation rectorale * Notions sur la réglementation financière Profil professionnel : * Bonnes capacités rédactionnelles * Bonnes capacités relationnelles * Capacité d'adaptation * Rigueur et méthode * Discrétion professionnelle * Aptitudes à travailler en équipe Compétences opérationnelles : * Savoir rédiger des courriers et mails à partir de consignes écrites ou orales * Maîtriser les logiciels Excel, Word, logiciels comptables ou extranet, et la messagerie électronique * Communiquer de façon claire et précise envers les candidats, partenaires et les acteurs de l'institution